Ни один современный офис сегодня нельзя представить без объемного документооборота. Входящая, исходящая корреспонденция, внутренние приказы и распоряжения, различного рода отчетность – все это есть обязательная составляющая любой деятельности. Особенно сильно это проявляется в государственных и бюджетных структурах, где важен постоянный контроль за соблюдением сроков и своевременное исполнение приказов и распоряжений.

Несмотря на то, что повсеместно в таких организациях внедряется вычислительная техника, ее использование для организации документооборота, как правило, сводиться к тому, что создается общая папка, в которой хранятся различные документы. Такая организация работы, во-первых, неэффективна, так как найти необходимый документ в таком общем хранилище является непростой задачей, во-вторых, все эти документы не имеют никакой юридической силы даже внутри организации, в результате – основная работа проводиться с бумажными копиями. Стоит отметить, что с каждым годом количество документов, необходимых для ведения деятельности любой организации постоянно увеличивается и если не уделить внимание эффективному решению задачи автоматизации документооборота, не может быть и речи о качественном исполнении поставленных перед организацией функций.

Стоит отметить, что такая система электронного документооборота уже создана и внедрена во многих организациях и компаниях. Называется она bb workspace и представляет собой высокоэффективную электронную базу данных под управлением Microsoft SQL Server, которая позволяет структурировать и хранить фактически неограниченный объем документов. Применение SQL Server в качестве системы управления базой данных позволило построить многопользовательскую масштабируемую систему с разграничением прав доступа, в которой могут храниться документы любого типа, от входящих писем, до приказов и распоряжений. Всем документы для удобства поиска присваивается индекс и составляется список ключевых слов.

После того, как документ введен в базу данных системы, его аутентичность оригиналу заверяется электронной подписью и это исключает любые, намеренные или случайные изменения информации, в нем содержащейся, то есть, фактически, это заверенная электронная копия бумажного оригинала.

Естественно, что удобство использования такой системы, прежде всего, зависит он качества реализации ее интерфейса, и тех функциональных возможностей, которые он предоставляет. Интерфейс системы bb workspace продуман до мелочей. Удобная организация документов в виде древовидной структуры, быстрый поиск, простой интерфейс, работу с которым может освоить даже малокомпетентный пользователь персонального компьютера, выделяют этот программный продукт из массы ей подобных.

Внедрение комплексной «Системы эффективного управления bb workspace» позволит увеличить эффективность работы всей организации, осуществлять эффективный контроль за сроками исполнения документов. При этом, вы будете иметь возможность за считанные секунды найти любой документ, благодаря структурированному по годам и месяцам архиву и эффективным средствам поиска, которые дает применение многопользовательской СУБД Microsoft SQL Server.