Для более эффективного решения производственных задач ECM-платформа bb workspace предоставляет возможность привлекать к созданию в СЭД документов различных типов, их исполнению и архивированию как отдельных специалистов, так и целые структурные или проектные коллективы.

На сегодняшний день одной из наиболее эффективной форм организации труда является командная (коллективная) работа в рамках отдельных структурных подразделений и проектов. При этом во многих случаях совместное решение хозяйственных задач предусматривает работу с большим количеством разнообразных документов: аналитических записок, организационно-распорядительной документации, договоров, счетов и т.п.

При традиционных методах документооборота с использованием бумажных или даже электронных носителей информации достаточно часто возникали ситуации дубляжа документов, использования неактуальных версий, возврата в инстанции на доработки. Зато после внедрения СЭД документы для коллективной работы всегда находятся в порядке и обрабатываются в крайне сжатые сроки.

Возможности ECM bb workspace для коллективной работы с документами
Многие пользователи успели оценить удобный функционал для работы с документами комплексной системы электронного документооборота bb workspace. Программа предоставляет возможности для коллективной работы с документами на каждом этапе их «жизни»: при создании, использовании и хранении (архивации).

• Возможности коллективного доступа к документам при их создании
Хотя обычно инициатором создания документа является один человек, который работает в пределах своих полномочий или выполняет чьё-то поручение, он может воспользоваться результатами труда своих коллег и всей базой корпоративных данных, сформированных в bb workspace.

Поскольку полномочия каждого сотрудника закреплены в его персональной карточке в визуальном слое bb staff, это делает его работу с документами простой, понятной и предсказуемой, исключает дублирование функций (кроме официального назначения заместителей сотрудника с помощью инструментов системы), позволяет поручить более сложные задания по администрированию СЭД самым подготовленным специалистам.

В момент создания документа пользователь может прикреплять к закладкам «чужие» файлы, к которым имеет доступ, связывать его с учётными карточками и объектами СЭД, созданными другими сотрудниками.
• Коллективная работа с документом на этапе исполнения

Широкие возможности маршрутизации СЭД bb workspace позволяют быстро подключить к процессу работы над документом нужных специалистов для решения более сложных задач и принятия правильных управленческих решений.

Благодаря протоколированию работы с документом на закладке «События» его учётной карточки очень легко увидеть ход коллективной работы над документом: время его создания и редактирования, наложения или отклонения подписи, рассылки копий и результатов ознакомления с ними, комментарии других специалистов.

Для правильной организации документооборота крайне важно исключить существование нескольких версий одного документа с разными данными. Поэтому на закладке «Документ» учётной карточки всегда сохраняется актуальная версия со всеми внесенными изменениями.
• Роль архивирования документов для эффективной организации коллективной работы
Удобные механизмы своевременного перемещения документов в архив позволяют поддерживать порядок в рабочей области программы и не отвлекать внимание пользователей. При этом возможен не только перенос файлов из «оперативной» в «архивную» базу данных, но и их отзыв обратно путём смены статуса учётной карточки документа, с которой связаны файл-документы. Отзыв записи из архивного состояния могут выполнить Администратор системы или Куратор учётной карточки документа, при этом файл снова становится доступным для коллективной работы.

Стоит отметить, что при создании bb workspace были учтены все нюансы, позволяющие улучшить качество бизнес-процессов и повысить производительность труда, в том числе за счёт обеспечения максимально комфортных условий для совместной работы.