Для любой достаточно крупной структуры, является ли она коммерческим или государственным предприятием, характерно  продолжительное движение документов с момента их регистрации до момента подготовки ответа или принятия решения. Как правило, схема движения документа следующая:

• После входной регистрации он попадает на стол к руководителю и, обычно, не ранее следующего дня возвращается к секретарю с резолюцией, в которой определен исполнитель или исполнители.
• Далее, снимается одна или несколько копий и под подпись вручается этим исполнителям.
• Исполнитель, в свою очередь либо принимает к исполнению, либо, если он является руководителем подразделения, назначает ответственного за подготовку информации.

То есть, от момента поступления документа до начала его исполнения проходит день-два. Соответственно, готовый ответ проходит тот же путь. При этом тратиться не только время, но и материальные ресурсы на изготовление копий документов.

Решение подобной ситуации возможно только с автоматизацией делопроизводства и с помощью программы документооборота bb workspace. Данная электронная система документооборота позволит сократить весь это процесс до нескольких минут. В случае использования bb workspace технология обработки документов будет выглядеть следующим образом:

• Регистрация входного документа секретарем и перевод его в электронную форму, используя программу документооборота
• Руководитель выбирает одного или нескольких исполнителей устанавливает срок исполнения
• В эту же секунду у исполнителя появится документ уже с резолюцией и он может либо приступить к исполнению, либо назначить ответственного исполнителя. Таким образом система электронного документооборота bb workspace позволяет сократить время от момента поступления документа до реакции на него до нескольких минут

Стоит также отметить, что простой и понятный интерфейс электронной системы документооборота даже человек, никогда не работавший с компьютером, сможет освоить очень быстро, а для человека, который свободно работает с офисными приложениями, для освоения возможностей bb workspace понадобиться лишь несколько минут короткого инструктажа. Применение в организации такой системы документооборота исключит даже саму возможность потери документа или срыва сроков исполнения.