Отзыв об использовании СЭД
В нашей компании, с ростом деловой активности, возрос интерес к такому классу программного обеспечения как системы электронного документооборота (СЭД). Фирмами-разработчиками представлено на рынке более 25 различных систем, отличных по характеристикам и ценам. Направленность СЭД ориентирована на объем делопроизводства: от небольших до промышленных объемов. Естественно, что при таком многообразии представленных на рынке программных продуктов, перед нами, как перед потенциальным потребителем был поднят вопрос выбора системы для 75 наших пользователей с учетом перспективы роста сотрудников в нашей организации.
Нами была создана рабочая группа из 5 человек, которая занималась выбором СЭД. Мы провели первое совещание рабочей группы и, взвесив наиболее важные моменты при выборе СЭД, выделили четыре основных критерия, наиболее значимые для нашей организации: эргономика, функциональность, техническая поддержка и цена.
Эргономика системы для нас является базовым критерием при выборе программного продукта, т.к. по опыту внедрения различного программного обеспечения в нашей организации, именно от эргономики на 80-90 % зависит успех внедрения нового программного продукта. Если эргономика СЭД окажется неудобной, то наши сотрудники просто не захотят использовать такую систему в своей работе. Плохая эргономика СЭД будет приводить к раздражительности пользователей и к конфликтам во время работы, включая наше руководство. Поэтому на эргономику системы мы обращали самое пристальное внимание.
Функциональность отвечает за то, смогут ли сотрудники, пользуясь удобной эргономикой СЭД выполнять поставленные им задачи. По функциональности все представленные на рынке СЭД мало, чем отличаются друг от друга. Во всех рассмотренных нами СЭД представлен широкий функционал по работе с документами: создание документов по шаблонам, согласование документов по маршрутам, поддержана версионность документов, постановка задач и поручений, контекстный поиск и т.д.
Цена отвечает за эффективность использования системы. Мы понимаем, что если СЭД позволяет экономить рабочее время, то было бы справедливо, что бы система стоила не больше, чем сэкономленные с помощью СЭД время и деньги.
Техническая поддержка отвечает за долговременную и безотказную работу системы. Мы считаем, что от качества технической поддержки СЭД зависит качество автоматизации документооборота в нашей организации: выполнение настроек, внесение необходимых нам функций, обновление шаблонов документов, обновление версий СЭД.
Для каждого основного критерия мы решили ввести весовые коэффициенты в порядке убывания их важности. При этом каждый основной критерий оценивался нашей рабочей группой по 10-бальной шкале, после чего результаты обобщались, и для наглядности, строился график.
По результатам рассмотрения СЭД нашей рабочей группой, а именно: рассмотрения работы демо-версий, консультаций с разработчиками, анализа информации, представленной на сайтах разработчиков и сети Интернет, была получена таблица с баллами по каждой рассматриваемой СЭД и по каждому критерию.
Лидером по количеству набранных баллов стала СЭД Corporate Business. Всеми членами нашей рабочей группы была отмечена высокая эргономика Corporate Business и удобная навигация в системе. Так же высоко была отмечена техническая поддержка разработчиком, благодаря web-сервисам, которые позволяют фиксировать все обращения на «Горячую линию» и отслеживать ход выполнения зафиксированных задач на веб-сервере разработчика. Так же рабочей группой был высоко оценен механизм полного автоматического обновления система Corporate Business по аналогии с Windows Update. Наличие таких современных сервисов оказалось большой редкостью среди разработчиков СЭД, поэтому наша рабочая группа была единодушна при выставлении самого высокого балла технической поддержке Corporate Business.
Таким образом, проведя большую и кропотливую работу в составе рабочей группы, мы выбрали СЭД Corporate Business.
Полный текст отзыва: http://www.webreflection.ru/Analytics/EDMS.aspx
<< назад
|
 |
|
