Поскольку доходы любого предприятия зависят от эффективности его взаимодействия с клиентами, а себестоимость продукции и бесперебойность производственного процесса - от закупочных цен и своевременных поставок сырья и материалов, правильная организация делопроизводства при работе с контрагентами становится одним из наиболее важных факторов повышения прибыльности.

Хотя некоторые предприятия и предприниматели по старинке предпочитают «ручной» подход к ведению клиентской базы, формированию списков для обзвона, контролю за взаиморасчётами и организации переговорной деятельности, использование современных программных продуктов позволяет в разы повысить эффективность делопроизводства при работе с контрагентами.

Все системные решения для учёта взаимодействий с клиентами условно можно разделить на две большие группы:
• Специальные CRM-программы;
• Универсальные ECM-платформы, в которых функционал для работы с клиентами и поставщиками гармонично интегрирован в целостную систему автоматизации всех бизнес-процессов.

Поскольку в настоящее время для быстрого принятия управленческих решений приходится оперативно обрабатывать большие массивы разной информации, оптимальным решением для автоматизации работы с контрагентами всё-таки следует считать внедрение комплексной СЭД. Такая программа предоставит максимум данных о поставщиках и клиентах, истории деловых взаимоотношений, а также отобразит эти сведения в контексте других бизнес-процессов организации (ведения организационного документооборота, бюджетирования и т.п.).

Особенности работы с контрагентами в bb workspace
Хотя на современном рынке представлено множество систем электронного документооборота, комплексных решений не так уж и много. При этом одной из лучших отечественных ECM-платформ по праву считается bb workspace, разработанная ЗАО «Дабл Би» (Москва).

В её визуальном слое bb crm, предназначенном для работы с контрагентами, реализована передовая маркетинговая технология AIDA в версии AIDCAS (внимание, интерес, желание, убеждение, действие, удовлетворение), в соответствии с которой отображаются статусы контрагентов по стадиям взаимодействия (Не определено, В действии, Уделяет внимание, Есть желание, Отклонено - в архиве, Проявляет интерес)  и работает удобная система фильтров.

Настройка дерева типа контрагентов выполняется в визуальном слое bb tuning сотрудником с соответствующими полномочиями. Учётные карточки юридических и физических лиц отображают все необходимые сведения о контрагентах и операциях с ними: название, форму обращения, официальные данные, контакты (планирование и учёт), сведения о персонале, файлы (просмотр, сканирование, редактирование вспомогательных файлов), участие (список сотрудников из слоя bb staff с правом просмотра или редактирования информации), события (изменение статуса и т.п., добавление комментариев).

При необходимости прямо из учётной карточки может быть инициирован телефонный звонок через встроенный механизм телефонного SIP-вызова с вызовом предустановленного SIP-коммуникатора и автоматическим набором номера телефона.

Связи контрагентов с организационно-распорядительной документацией и договорами выполняется через закладку «Участие» учётных карточек документов визуального слоя bb docflow, а учёт финансовых средств в разрезе контрагентов/клиентов – через закладку «Участие» финансовых Заявок или Лимитов визуального слоя bb budget.

Таким образом, с помощью СЭД bb workspace можно создать информативную базу контрагентов, позволяющую формализовать деловые отношения, планировать контакты и переговоры, автоматизировать анализ, проводить маркетинговые исследования и получать дополнительную информацию об эффективности работы сотрудников. Такие эффективно обобщённые сведения становятся основой для формирования целевых программ по работе с отдельными группами контрагентов и создания единого контакт-центра для их реализации.