25-27 мая 2011 года в Выставочно-маркетинговом центре СЗАО проводилась выставка "Инновационный прорыв на Северо-Западе Москвы" при поддержке Префектуры Северо-Западного административного округа города Москвы и Территориального агентства по развитию предпринимательства.
|
|
Хотя представление о системе электронного документооборота как об одном из инструментов упорядочения документов организации является достаточно упрощенным, именно непродуманность работы с документацией часто является главной проблемой при внедрении СЭД. Ведь электронный документооборот – это не просто программное обеспечение, а, в первую очередь, культура работы с документами.
Если попытаться автоматизировать существующую в организации систему работы с документацией, не внося в нее какие-либо изменения, можно получить неструктурированную «свалку» документов, в которой сложно быстро отыскать необходимую информацию. Причин подобной ситуации несколько:
-
существует несколько папок для хранения одного и того же документа, при этом сложно определить, какая из версий является актуальной;
-
в справочнике категорий может оказаться множество папок с неинформативными названиями: «прочие», «разные», «архив – не удалять!!!», «Проекты», «Проекты разное» и т.п.;
-
отсутствует понятная система прав доступа, что иногда приводит к ситуациям, когда доступ к важным документам получает новичок из центрального офиса, а работники удаленных подразделений ограничены в праве доступа и, следовательно, или вообще не используют СЭД, или начинают внедрять какие-то свои системы;
Итогом подобной ситуации может оказаться удлинение сроков прохождения документов по инстанциям, пропуск контрольных сроков, потеря важной для работы с клиентом информации. И, конечно же, все это не может не сказаться на деловой репутации организации.
Поэтому внедрение электронного документооборота предусматривает, в первую очередь, новую этику работы с документами, а также предварительную работу, которую схематически можно представить в виде ряда последовательных этапов:
-
структуризация работы с документацией: выделение типов документов (категоризация) и формулирование процессов (правил работы) с основными категориями документации;
-
создание центра по администрированию СЭД;
-
структурирование архивов и справочников;
-
настройка прав доступа, процессов, маршрутов движения;
-
инвентаризация существующих документов и их загрузка в систему электронного документооборота;
-
издание приказа о внедрении СЭД
-
обучение специалистов компании – пользователей СЭД.
Благодаря такому достаточно простому подходу процесс внедрения СЭД можно сделать более эффективным и логичным, а саму систему электронного документооборота превратить в инструмент управления бизнесом.
Другие полезные статьи от bb software