На сегодняшний день возможность руководителя принимать правильные управленческие решения зачастую ограничивается скоростью поступления достоверной информации об основных производственных и организационно-распорядительных процессах и, особенно, о состоянии взаимодействия с партнёрами и клиентами. Грамотная интеграция таких важных бизнес-блоков как «электронный документооборот» и «контрагенты» в разы повышает эффективность и рентабельность хозяйственной деятельности.

Важной особенностью такой категории программного софта для автоматизации делопроизводства, как ECM-платформы, является возможность интеграции сведений об электронном документообороте и контрагентах. В основе такого комплексного подхода лежит технология сквозной обработки информации, объединяющая данные из различных оболочек (визуальных слоёв) системного решения. Наиболее наглядно подобную интеграцию и её преимущества можно продемонстрировать на функционале отечественной СЭД bb workspace.

Инструменты bb workspace для интеграции электронного документооборота и работы с контрагентами
Основными оболочками (визуальными слоями) ECM-платформы bb workspace являются bb docflow (для обеспечения электронного документооборота), bb budget (для бюджетирования), bb staff (для работы с кадрами) и bb crm (для взаимодействия с клиентами), а тонкая настройка работы отдельных визуальных слоёв выполняется при помощи инструментов специальной оболочки bb tuning.

Разработчики предусмотрели возможность удобно «увязать» между собой информацию из различных визуальных слоёв, чтобы обеспечить максимальную оперативность бизнес-процессов и объективную информированность их участников.

Так, в учётных карточках документов и задач слоя bb docflow есть отдельная закладка «Участие», с помощью которой из ниспадающего списка и справочника контрагентов могут быть выбраны контрагенты из bb crm, имеющие отношение к документу (вплоть до указания контактных лиц). Аналогично для возможности учёта финансовых средств в разрезе контрагентов/клиентов в финансовых Заявках (или Лимитах) визуального слоя bb budget на закладке «Участие» достаточно выбрать в ниспадающем списке вид контрагента и затем значение из справочника контрагентов и при необходимости указать контактное лицо.

Такой подход обеспечивает быстрый поиск всей необходимой информации по связям с каждым из контрагентов организации.

Преимущества интеграции электронного документооборота и работы с контрагентами
Использование сквозной технологии обработки документации, реализованной в ECM-платформе bb workspace, обеспечивает:

• Оперативный контроль за подготовкой договоров и другой документации, связанной с конкретным контрагентом;
• Возможность быстрого и объективного анализа расчётов;
• Формирование с помощью регламентированных и пользовательских шаблонов утилиты bb report отчётов по контрагентам и их выгрузка в удобных форматах *.rtf и *.csv.  Например, список встроенных шаблонов содержит готовый  Отчёт по оплатам за период в разрезе статей, валют и контрагентов (параметры задаются при выполнении).

Таким образом, создатели bb workspace предложили не просто удобный функционал для работы с контрагентами, который по своей сути является полноценной CRM-программой, но и максимально интегрировали его с другими оболочками для достижения конечной цели любой автоматизации – предоставления пользователю удобных инструментов максимально выгодного использования существующих массивов информации.