Специфика процессов делопроизводства в банках определяет особые подходы к разработке и внедрению систем электронного документооборота для таких учреждений. Наибольшую эффективность в автоматизации бизнес-процессов финансовых структур демонстрирует особый класс программ - ECM-платформы с дополнительными функциями бюджетирования и работы с контрагентами.

В деятельности любого финансового учреждения правильная организация процессов делопроизводства, связанных с созданием/приёмом документации, её обработкой, учётом, движением и хранением, играет особо значимую роль. Ведь не секрет, что именно через кредитные организации проходит огромный поток как внутренних, так и входящих документов, на основании которых должны быть оперативно приняты правильные управленческие решения. Именно поэтому для многих разработчиков софта создание платформ для автоматизации делопроизводства в банках стало одной из наиболее приоритетных задач.

Особенности делопроизводства в финансовых учреждениях
Важной особенностью банковского документооборота является его разделение на два потока:

• административный, направленный на организацию процессов внутри банка и его внутреннюю отчётность: приказы, распоряжения, технические задания, служебные записки, внутренние бухгалтерские документы и т.п.;
• операционный, связанный с обслуживанием клиентов: заявки и договоры.

Такое разделение предъявляет более жёсткие требования к СЭД для автоматизации документооборота в банках, по сравнению с другими сферами деятельности.

Кроме того, необходимо учитывать строгую регламентированность большинства процессов в кредитных организациях, а также необходимость использования унифицированных форм документов в разветвлённой филиальной сети.

Преимущества автоматизации документооборота в банке
Правильный выбор и грамотное внедрение СЭД в банковском учреждении позволяет оптимизировать движение документов по технологическим цепочкам работы с информацией, ускорить информирование заинтересованных лиц и доведение до них принятых решений, обеспечить надлежащий учёт и контроль.

В результате автоматизации банковского документооборота:
• сокращается время на выполнение основных этапов делопроизводства, связанных с регистрацией, учётом и архивированием документов;

• вводятся единые стандарты работы с информацией в различных подразделениях и филиалах, налаживается оперативный обмен документами и другими сведениями;

• обеспечивается оперативный доступ к документации и отчётной информации;

• ускоряются процедуры согласования и принятия управленческих решений;

• повышается исполнительская дисциплина;

• сокращаются трудозатраты сотрудников банка на выполнение различных операций, связанных с документами;

• минимизируются материальные затраты на делопроизводство (использование бумаги, расходных материалов для печати и т.п.).

В дополнение к преимуществам перевода документооборота в электронный формат внедрение ECM-платформ со специальными функциями приносит банковским структурам особые бонусы. Так, например, пользователи специального издания Bank Business bb workspace получают возможность эффективного управления финансовыми потоками и объективной оценки работы различных подразделений при помощи инструментов бюджетирования визуального слоя bb budget, а использование популярной маркетинговой стратегии AIDCAS, реализованной в визуальном слое bb crm, обеспечивает грамотную работу с контрагентами. Таким образом, выгоды от установки СЭД bb workspace оказываются намного большими, чем затраты на её приобретение.