Постоянное развитие технологий управления документами и СЭД, предназначенных для автоматизации документооборота, требует новых подходов к пониманию процессов делопроизводства. Только в таком случае информационные методы работы с документацией смогут обеспечить достаточную эффективность основных бизнес-процессов.

Казалось бы, что нового может появиться в такой консервативной сфере, как  документооборот, однако использование новых информационных технологий вывело процессы делопроизводства на качественно иной уровень. Современные подходы к управлению документами и СЭД способствуют повышению продуктивности труда и улучшению качества основных бизнес-процессов в любой организации. При этом тенденции развития систем управления документами находятся в постоянном фокусе внимания отраслевых экспертов и аналитиков.

Расширение понятия «документ»
С развитием информационных технологий и систем электронного документооборота понятие «документ» эволюционировало от привычной бумажной формы до электронных версий (файл Word, электронная таблица Excel, презентация PowerPoint и т.п.). Однако на сегодняшний день даже эти понятия несколько устарели. Во многих СЭД реализованы совершенно новые форматы документов, предназначенные для определённых бизнес-процессов. Так, например,  российская ECM-платформа bb workspace, кроме традиционных файлов, оперирует со специальными видами документов - Заявками и Лимитами (для бюджетирования в визуальном слое bb budget), учётными карточками персонала (в визуальном слое bb staff), учётными карточками контрагентов (в визуальном слое bb crm). Фактически документом становится любая форма хранения информации, предполагающая логическое использование контента. Именно поэтому часть экспертов считают, что в будущих технологиях управления документооборотом понимание документа будет расширено минимум до уровня «логического хранилища информации».

Многофункциональный контекстный поиск
Чтобы пользователь мог быстро ориентироваться в огромном массиве информации, с которым ему приходится работать, необходимы адекватные механизмы адаптированного поиска с учётом предполагаемого контекста. На сегодняшний день в современные СЭД, такие как bb workspace, интегрирован контекстный поиск по содержимому файлов, которые содержат кириллицу. Такой подход позволяет быстро находить любой необходимый документ. Скорее всего, в будущем использование новых алгоритмов предиктивной аналитики позволит ещё быстрее отыскивать информацию с заданным контекстом.

Упрощение интерфейса
Несмотря на усложнение функционала разработчики СЭД постоянно работают над упрощением их интерфейса системы. Такие программы быстрее осваиваются сотрудниками, которые ощущают подсознательный барьер перед большими объёмами информации и сложными алгоритмами её обработки. Так, одним из важных преимуществ ECM-платформы bb workspace является интуитивно понятный интерфейс: даже пользователи с начальным уровнем подготовки легко ориентируются в программе после вводного обучения с помощью специальных видеороликов.

Коллективная работа
И, наконец, ещё одной важной функциональной возможностью систем электронного документооборота станет коллективная работа над документами. На сегодняшний день разработчики bb workspace активно внедряют механизмы совместного доступа к документам, который обеспечивает их быстрое прохождение по инстанциям, своевременное согласование и сохранение в последней актуальной версии с возможностью доступа к предыдущим вариантам файла.