На современном рынке делового софта представлен достаточно большой ассортимент программ для автоматизации делопроизводства, позволяющих оптимизировать не только документооборот организации, но и ряд бизнес-процессов. Практически все существующие системные решения могут быть отнесены к одному из двух видов ПО: классическим СЭД или более продвинутым ECM-платформам.

В последнее время всё больше и больше компаний принимают решение перевести свой документооборот в электронный вид. При этом одним из наиболее важных вопросов становится выбор подходящего программного решения. И речь идёт даже не о названии программы для автоматизации делопроизводства или её разработчике, а о принадлежности системы к одному из классов – СЭД или ECM. Чтобы облегчить ваш выбор, давайте детальнее разберёмся в различиях между этими продуктами.

Различия в предназначении СЭД и ECM
Основным предназначением СЭД является решение конкретных задач, связанных с регистрацией входящей, исходящей или внутренней документации, контролем исполнительской дисциплины, формированием отчётов и реестров, быстрым поиском документов и их списанием в дело. Фактически такая программа обеспечивает полный цикл обработки документа, от момента его создания до отправки и/или архивирования.

ECM-системы позволяют не только автоматизировать учёт входящей/исходящей корреспонденции, регистрацию внутренних документов, прозрачное прохождение документации и формирование архивов, но и организовать единое информационное пространство внутри компании. Так, например, отечественная ECM-платформа bb workspace работает как с официальными документами, так и с поручениями, задачами, учётными формами бюджетирования, взаимодействия с контрагентами и кадрами. Основываясь на обработке управленческой информации, ECM-системы позволяют решить намного больший спектр деловых задач.

Особенности внедрения СЭД и ECM
Практически на каждом этапе внедрения программы для автоматизации делопроизводства существуют определённые различия между СЭД и ECM:

• Изначально СЭД устанавливается в канцелярии и автоматизируется по одному рабочему месту в каждом отделе. ECM, являющаяся более «глубокой» системой, практически одновременно устанавливается на всех рабочих местах организации, поскольку с общекорпоративной и управленческой информацией работают все сотрудники;
• При внедрении СЭД обследуется делопроизводство и маршрутизируется движение документов в организации. Чтобы успешно внедрить ECM, необходимо проанализировать как делопроизводство и документооборот, так и основные деловые процессы;
• При адаптации СЭД к организационной структуре информация вноситься только в справочники системы. При настройке ECM заполняются основные справочники, а также выполняются настройка специфических бизнес-процессов, например, CRM, оптимизация экранных форм, добавляются печатные варианты отчётов и документов и т.п.
• Обучение пользователей: хотя ECM-системы выполняют намного больше функций, благодаря интуитивно простому интерфейсу и мобильности в большинстве случаев специалисты их осваивают даже быстрее, чем стандартизированные СЭД с поэтапным движением документов.
• Средние сроки внедрения СЭД и ECM в похожих трудовых коллективах являются практически одинаковыми.

Подводя итоги, отметим, что ЕСМ-платформы являются более гибкими и многофункциональными системами, которые можно адаптировать под любой бизнес-процесс. Поэтому значительная часть пользователей в настоящее время предпочитает именно этот вид софта.