От правильного распределения должностных обязанностей при автоматизации делопроизводства и во время активного использования программы пользователями зависит, насколько экономически выгодным будет внедрение системы электронного документооборота в конкретной организации.

Эффективность внедрения СЭД иECM-платформ во многом зависит от того, насколько правильно были распределены должностные обязанности при автоматизации документооборота. При этом следует понимать, что полномочия сотрудников на подготовительном этапе и в начале процесса автоматизации отличаются от их обязанностей при промышленном использовании программы.

Распределение обязанностей на начальных этапах автоматизации делопроизводства
Хотя принятие решения о внедрении системы электронного документооборота является привилегией руководителя организации, основную техническую работу на начальных этапах автоматизации делопроизводства рекомендуется поручить одному или группе компетентных специалистов.

В небольших коллективах такие обязанности может выполнять IT-специалист. В больших коллективах более логичным выглядит создание рабочей группы, в которую, кроме представителя информационно-технологической службы, логично включить и других работников, имеющих отношение к сфере документооборота (руководителей организационного, кадрового, планово-экономического и других отделов).

Основными задачами уполномоченного сотрудника или рабочей группы по автоматизации документооборота являются:
• разработка плана внедрения СЭД или ECM-платформы;
• анализ состояния делопроизводства в организации;
• выработка критериев для выбора программы с учётом выявленных особенностей документооборота;
• анализ рыночных предложений для автоматизации делопроизводства;
• предварительный отбор наиболее подходящих продуктов и их презентация руководству;
• консультации с разработчиком выбранного ПО для согласования схемы внедрения программы;
• ознакомление других членов коллектива с преимуществами автоматизации документооборота и организация их обучения особенностям работы с программой;
• содействие непосредственному внедрению продукта.

После того как начальные этапы автоматизации документооборота завершены и программа установлена на рабочих местах пользователей, полномочия ответственного сотрудника и рабочей группы фактически исчерпаны.

Должностные обязанности сотрудников во время работы с СЭД
Полномочия сотрудников при работе в системе электронного документооборота определяются функционалом программы и прописываются в персональных карточках пользователей. Отличным образцом простой и удобной настройки полномочий специалистов является СЭД bb workspace.

Хотя использование этой системы предполагает наличие Администратора, реализация инновационного принципа «нулевого администрирования» сводит к минимуму его участие в назначении прав пользователей. Права доступа к большинству объектов (документам, задачам, лимитам, заявкам и т.п.) определяются «ролью» каждого конкретного пользователя.

В системе администрируются все типы записей и поля объектов, при этом права доступа и обработки зависят от «роли» пользователя, которую он играет по отношению к данному объекту. То есть каждая роль имеет определённый набор прав в рамках конкретного объекта.

В то же время, Администратор системы может установить обычным пользователям дополнительные (расширенные) права в рамках визуальных слоёв системы, а также для настройки маршрутов обработки и шаблонов документов.

Стоит отметить, что формирование и изменение структуры организации, создание персональных карточек новых пользователей и назначение их прав относится к компетенции Администратора Системы или пользователя, наделённого «Административными правами в bb staff».

Детальная информация о правах пользователей при работе с различными объектами подробно изложена в справочном файле системы испециальных обучающих роликах.