Благодаря эффективному управлению документами с помощью СЭД bb workspace любая организация может оптимизировать свой документооборот, сократив время, затрачиваемое на рутинные процессы, и повысив рентабельность деятельности.

Эффективное управление документами обеспечивает оптимальную организацию документооборота, при которой пользователь может получить любую необходимую информацию с наименьшими затратами и в установленные сроки, а вся система делопроизводства направлена на повышение качества бизнес-процессов и рентабельности хозяйственной деятельности.

Параметры оценки эффективности документооборота
Аналитики выделяют две основные характеристики, по которым можно оценить, насколько эффективно организовано делопроизводство в любой организации:
• маршрут движения документа, включающий основные инстанции его обработки, от создания или получения до архивации;
• время прохождения документа по маршруту.

Таким образом, основной задачей оптимизации документооборота является разработка прямых и коротких маршрутов для оперативного прохождения любых документов. Именно на решение этой проблемы и направлено внедрение систем электронного документооборота, обеспечивающих быструю обработку информации.

Принципы рациональной организации документооборота, реализованные в СЭД bb workspace
Разработчики ECM-платформы bb workspace при создании программного продукта использовали следующие принципы (правила), позволяющие любому документу пройти короткий путь согласования и реагирования с минимальными временными затратами:
• классификация документов с учётом их предназначения (организационно-распорядительные, финансовые, кадровые, по работе с контрагентами), унификация форм и учётных карточек с возможностью использования готовых шаблонов и создания индивидуальных документов;
• централизованная однократная регистрация учётных карточек с автоматическим присвоением номера независимо от способа получения документа (создание, поступление по факсу, электронной или обычной почте);
• маршрутизация стандартных документов при помощи инструментов настройки в визуальном слое bb tuning, позволяющая сократить число инстанций прохождения и исключить необоснованные возвратные движения документа в уже пройденную инстанцию;
• исключение формальных согласований, возможность параллельного согласования путём одновременной рассылки документа нескольким заинтересованным лицам;
• единообразие прохождения и процессов обработки документации, основанное на принципе оправданности перемещения и хранения любого документа.

Инструменты и технологии bb workspace для управления документами
Разработчикам СЭД bb workspace предложили пользователям удобные инструменты и технологии стандартизации документов и эффективного управления документооборотом:
• в программе реализована STP-технология сквозной обработки информации, позволяющая интегрировать основные бизнес-процессы;
• использование унифицированных учётных карточек и настройка маршрутизации существенно упрощают процессы создания, обработки, контроля и архивирования документов;
• использование готовых и пользовательских шаблонов утилиты bb report обеспечивает получение отчётов по интересующим документам, процессам и проектам.

Благодаря наличию трёх изданий bb workspace Corporate Business, Bank Business и Government Service программа может быть легко адаптирована для управления документооборотом в коммерческих организациях, банковских структурах и органах власти.