Горячие вопросы: система электронного документооборота, автоматизация делопроизводства

Техническая поддержка

Вход Горячие вопросы Обследование Внедрение Горячая линия Обучение Обновления Доработки

Темы вопросов

Организационные вопросы С чего начать О стоимости и сроках Специальные предложения Установка системы Установка системы на сервере Установка системы на ПК Настройка ЭЦП Эксплуатация системы Обслуживание БД Функциональные возможности Удаленный доступ Плагин bb outlook

Поиск

Горячие вопросы

Можно ли производить согласование документов, бюджетных заявок на оплату и исполнение задач непосредственно через интерфейс Календаря в Microsoft Outlook?

С использованием плагина bb outlook, установленного на вашем Exchange-сервере, возможна обработка документов, задач и счетов на оплату созданных в СЭД bb workspace, непосредственно через интерфейс Календаря, встроенного в Microsoft Outlook.

При этом все действия пользователя, совершенные над документами, задачами и заявками на оплату непосредственно в Календаре, моментально отображаются в СЭД bb workspace.

Рис. 1. Работа по подписанию документа bb workspace через событие Календаря приложения Outlook 2016

Для того, что бы наиболее полно ответить на поставленный вопрос, ниже рассказывается о технологии работы с Календарем Microsoft Outlook в форме вопроса-ответа:

1. Каким образом события о необходимости подписания документа или согласования бюджетной заявки или о необходимости выполнения задачи попадают в личный пользовательский Календарь Outlook?

- В тот момент, когда пользователю на его электронный адрес пришло уведомление из СЭД bb workspace о необходимости выполнения какого-либо действия, и пользователь единожды активирует плагин нажав ссылку "bb outlook", происходит проверка на наличие необходимости добавления события в Календарь данного пользователя. Например, если пользователь находится в списке Подписи и на момент открытия письма документ в СЭД bb workspace ещё не подписан (находится в стадии "На подписи"), то возникнет соответствующее сообщение и событие о необходимости подписания добавится в Календарь в ту дату и тот час, который будет являться крайним для подписания. Если для подписания документа назначено 3 дня, то событие добавится в Календарь на 3 дня вперед (крайний срок для подписания).

Рис. 2. Автоматическое добавление события о подписании в Календарь (на англ.)

2. Каким образом происходит удаление событий о необходимости выполнения действий над документами, задачами и бюджетными заявками заведенными в bb workspace из пользовательского Календаря Outlook?

- Удаление событий Календаря производится автоматически в двух случаях: либо сразу при выполнении требуемого действия (для случая когда обработка документа/задачи/заявки произведена в Календаре или Почте), либо в момент следующего обращения к плагину bb outlook (для случая, когда обработка документа/задачи/заявки была произведена в интерфейсе СЭД bb workspace). При этом, конечно же, остается возможность ручного удаления любого из событий Календаря.

Рис. 3. Сообщение об успешном подписании документа в Календаре Outlook (на англ.)

Интерфейс плагина bb outlook реализован как на русском, так и на английском языках. Порядок установки плагина bb outlook на локальный Exchange-сервер или облачный Exchange-сервер в составе подписки Office365 представлен на данной странице: http://bbsoftware.ru/hq.php?id=52

<< назад

Ваше мнение по данному вопросу учтено. Спасибо!

Преимущества комплексной системы bb workspace

Microsoft Partner Network

ЗАО "Дабл Би" участвует в программе Microsoft Partner Network, верифицируя и постоянно расширяя свои компетенции в разработке программного обеспечения на платформе Microsoft

Импорт документов

Каждый документ или шаблон документа, независимо от его происхождения, может быть добавлен в Систему bb workspace как вручную, так и автоматически из каталога импорта

Узнайте больше о преимуществах bb workspace

Случайная статья:

Автоматизация делопроизводства на малом предприятии

Возможно, вы совсем недавно зарегистрировали предприятие и только осваиваетесь на рынке, а может, ваша фирма работает давно, но так и не вышла из сегмента малого бизнеса. В любом случае, для повышения прибыльности вам стоит уделить внимание анализу своих конкурентных преимуществ. Стартуя в предпринимательстве или продолжая работать, вы уже достаточно подробно изучили товары или услуги, которые предлагаете потребителям, а также потребности своих клиентов, разработали собственную маркетинговую стратегию и индивидуальные подходы к постоянным контрагентам. Значит, теперь самое время уделить внимание организации внутренних бизнес-процессов.

Большинство предпринимателей уже не раз слышали о том, что одним из наиболее ценных ресурсов является время: правильное его использование способно обеспечить отличную финансовую отдачу, зато нерациональные траты повышают себестоимость и приводят к недополучению прибыли. Одним из таких внешне незаметных, но трудозатратных видов внутрихозяйственной деятельности является ведение делопроизводства: оформление распорядительной и кадровой документации, финансовый учёт, работа с контрагентами. Казалось бы, на малом предприятии организовать документооборот несложно, поскольку поток документации зачастую является небольшим.

Однако подобное впечатление обманчиво: как правило, штат такой организации ограничен – во многих случаях отдельных структур или подготовленных специалистов для ведения документации просто нет, и в результате организация документооборота осуществляется по остаточному принципу. Результатом недооценки роли правильно налаженной работы с документами, в лучшем случае, станут часы, потраченные на поиск нужной информации, в худшем – потеря клиентов или санкции со стороны контролирующих органов.

Тем не менее, указанные недостатки можно обернуть в конкурентные преимущества малого предприятия при помощи системы электронного документооборота bb workspace, разработанной нашей компанией. Интуитивно понятный интерфейс, интеграция финансового и нефинансового блоков, возможность работы с контрагентами и кадрами доступны даже пользователям с невысоким уровнем подготовки и позволяют решать любые задачи, возникающие при организации документооборота небольшой фирмы.

Решившись наладить автоматизацию делопроизводства сейчас, пока оборот документов на вашем предприятии ещё небольшой, вы закладываете основы принятия правильных управленческих решений в будущем, когда ваша фирма превратится в одного из лидеров рынка.

Другие полезные статьи от bb software