Специальные системы электронного документооборота для кредитных организаций максимально адаптированы под особенности хозяйственной деятельности таких структур. Их функционал обеспечивает не только автоматизацию «внутренних» бизнес-процессов банка или кредитного союза, но и их эффективное взаимодействие с вкладчиками, заёмщиками и другими контрагентами.

Специфика деятельности финансовых структур предъявляет определённые требования к функционалу программ для автоматизации их делопроизводства. В настоящее время отечественные разработчики представили ряд эффективных систем электронного документооборота для кредитных организаций, среди которых особое место занимает ECM-платформа bb workspace (ЗАО «Дабл Би», Москва). Именно на примере этой СЭД мы и рассмотрим особенности подобного программного обеспечения. Сразу стоит отметить, что специально для банковских учреждений разработчики предложили отдельное издание этой системы  Bank Business.

Работа с административным и операционным документооборотом
Наверное, одной из наиболее важных особенностей делопроизводства банковских и других финансовых структур является наличие двух система документооборота, одна из которых связана с организационно-распорядительной, учётной и другой внутренней деятельностью кредитной организации, а другая – с обслуживанием клиентов (вкладчиков, заёмщиков, держателей расчётных счетов и т.п.).

Поэтому в банковской СЭД обязательна должна быть учтена такая специфика, что наглядно демонстрирует система bb workspace:

• Функциональные возможности визуального слоя bb tuning позволяют ответственным специалистам банка-пользователя максимально тонко настроить структуру документооборота, который ведётся в визуальном слое bb docflow, а также финансовых учётных карточек системы бюджетирования bb budget;
• Инструменты визуального слоя bb crm обеспечивают поддержание в актуальном состоянии клиентской базы банковского учреждения и реализацию современных маркетинговых стратегий (например, AIDCAS), а технологии сквозной обработки информации позволяют интегрировать бизнес-процессы, связанные с документооборотом, бюджетированием и работой с контрагентами.

Обслуживание территориально распределённой сети
В состав большинства финансовых структур входит территориально распределённая сеть филиалов, каждый из которых выполняет одинаковые функции по обслуживанию клиентов. Именно поэтому при разработке СЭД для кредитной организации необходимо обеспечить максимальную интеграцию делопроизводства отдельных подразделений и возможность ведения каждым из них собственной части документооборота.

Для решения этой задачи в bb workspace реализована идея универсальной лицензии, предоставляющей пользователям доступ ко всему функционалу системы и не предполагающей никакой дополнительной платы за расширение функциональности каждого рабочего места.

Чтобы уменьшить затраты на внедрение СЭД в разветвлённой сети небольших филиалов, что особенно важно для малых и средних банков, разработчики bb workspace предложили современную SaaS-технологию работы в удалённом доступе (частном облаке), которая также позволяет максимально интегрировать документооборот различных подразделений.

Программа предоставляет удобные инструменты для контроля работы различных подразделений: систему оперативных отчётов, сформированных утилитой bb report, и функционал для оценки эффективности работы с финансовыми ресурсами в слое bb budget.