Некоторые экономисты называют финансы «кровью», без которой невозможна жизнедеятельность любой организации. Зачастую, именно правильное управление бюджетом и финансовым документооборотом обеспечивает прибыльность и успешность предприятия. Давно канули в лету времена, когда основными финансовыми инструментами были счёты, калькулятор, а затем – компьютер и таблицы Excel.

По мнению ведущих финансовых аналитиков, полезность цифр бюджета определяется их динамичностью, адаптацией к изменяющимся бизнес-условиям и взаимосвязью с другими показателями, которые определяют развитие бизнеса. Таким образом, лучшими инструментами для управления финансами становятся системы бюджетирования, интегрированные в структуру комплексной системы электронного документооборота.

Примером подобной СЭД служит программное обеспечение bb workspace (разработчик - ЗАО «Дабл Би»), одним из функциональных блоков (или, по терминологии разработчика, «визуальных слоёв») которого является bb budget – система бюджетирования, позволяющая:

• организовать финансовый электронный документооборот (движение лимитов и заявок, их поэтапное согласование и визирование);
• разработать и настроить структуру бюджета, полностью соответствующую деятельности предприятия или бюджетного учреждения;
• составить смету доходов и расходов, установить между ними взаимосвязи и оценить финансовый результат как отдельных подразделений, так и всей организации;
• автоматизировать документооборот благодаря использованию шаблонов, специфических реквизитов и маршрутизации;
• интегрировать комплексную систему электронного документооборота с программой бухучёта и системой автоматизированного складского учёта.

Не так давно американскими финансистами были разработаны критерии сравнения и оценки различных систем бюджетирования. Основными из них стали:
-интуитивно понятный интерфейс, одинаково доступный сотрудникам как финансовых, так и операционных отделов;
-возможность гибкого анализа с детализацией до элементов, постоянными корректировками, оперативным многомерным анализом;
-комплексная отчётность;
-защищённый доступ;
-системная интеграция с другими управленческими компонентами.

Проанализировав с этих позиций систему bb workspace с входящим в её состав визуальным слоем bb budget, можно отметить, что эта комплексная СЭД не только обеспечивает автоматизацию делопроизводства, но и позволяет сделать бюджетные процессы простыми и понятными для руководства. А уже на основании полученных данных становится возможным полноценный анализ и принятие правильных решений.