Экономическая эффективность Системы эффективного управления bb workspace

Полезная информация

Экономическая эффективность Статьи

Справка

Файл справки по системе

Экономическая эффективность Системы эффективного управления bb workspace

Данное сравнение производилось на основании средних затрат времени на управление и документооборот в организации, использующей 50 автоматизированных рабочих мест. При увеличении количества рабочих мест, эффективность от использования Системы bb workspace увеличивается с геометрической прогрессией.

Сравнение времени затрат на управление и документооборот до и после внедрения
Системы эффективного управления bb workspace

Выполняемое действие	Время выполнения до внедрения, часов	Время выполнения после внедрения, часов	Количество повторений в месяц	Количество задействованных сотрудников, человек	Итого времени до внедрения, чел/часов	Итого времени после внедрения, чел/часов
Взаимодействие сотрудников друг с другом	0,05	0,01	200	50	50	10
Получение всей информации по клиенту	0,5	0,02	50	3	75	3
Регистрация внешний корреспонденции	0,05	0,02	400	2	40	16
Регистрация внутренних документов	0,05	0,02	300	1	15	0
Подготовка типовых документов	2	1	10	15	300	150
Подготовка регламентированных отчетов и реестров	0,5	0,05	10	2	10	1
Согласование документов и задач	3	0,25	20	5	300	25
Ознакомление с документами и задачами	0,5	0,1	10	50	250	50
Уведомления и напоминания о сроках исполнения документов и задач	0,2	0,01	300	5	300	15
Формирование и согласование бюджета	5	1	1	10	50	10
Сканирование бумажных документов с последующей каталогизацией	0,05	0,01	300	1	15	3
Поиск документов по известным атрибутам	0,2	0,01	20	50	200	1
Поиск документов с неизвестными атрибутами (по тексту содержимого)	2	0,01	2	50	200	1
Размножение документов на бумажных носителях	0,01	0	1000	2	20	0
Затраты времени на обслуживание копировально-множительной техники	1	0,2	5	1	5	1
ИТОГО:					1830*	286**

* 1830 человек/часов. Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно тратит по технологии работы с бумажными документами ~1,9 часа, т.е. порядка двух часов.

** 286 человек/часа.Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно затрачивает по технологии работы с электронными документами ~0,3 часа, т.е. не более 20 минут. Разница с бумажной технологий работы составляет более, чем в 6 раз.

Умножив полученное значение на среднюю стоимость человек/часа в каждой конкретной организации, можно получить в денежном выражении значение эффективности внедрения Системы bb workspace

Кроме того, так же можно ещё учесть стоимость расходных материалов (бумага, картриджи для принтера и ксерокса), которые более активно расходуются при использовании бумажных технологий работы.

Система эффективного управления bb workspace помогает значительно сократить издержки управления и делопроизводства, позволив направить высвобожденные ресурсы и средства на дальнейшее развитие Вашей организации.

Преимущества комплексной системы bb workspace

Интеграция с Microsoft

Использование word-плагина с открытым исходным кодом позволяет создавать любые персональные формы для регистрации документов из word-файлов прямо в систему

Межведомственный документооборот по ГОСТ

В системе bb workspace реализована технология выгрузки документов в формате XML, согласно ГОСТ Р 53898-2010 "Взаимодействие систем электронного документооборота"

Узнайте больше о преимуществах bb workspace

Случайная статья:

Мировые тренды развития электронного документооборота и систем для его организации

Электронный документооборот и системы, его обслуживающие, находятся в постоянном движении и развитии, всё более и более вытесняя традиционные формы делопроизводства. Согласно последним прогнозам отраслевых экспертов, в частности главы консорциума AIIM Джона Манчини, в ближайшем будущем грядёт переход к программным продуктам нового уровня и качества.

На сегодняшний день одним из наиболее известных зарубежных специалистов в информационной сфере является Джон Манчини, возглавляющий консорциум AIIM —авторитетную некоммерческую организацию, которая специализируется на исследованиях, образовании и популяризации средств и методов работы с неструктурированной информацией. Прогнозы развития IT-рынка, ежегодно публикуемые в блоге Д.Манчини, вызывают неизменный интерес у специалистов отрасли.

Согласно предсказаниям Манчини, этот год принесёт ряд изменений в организацию электронного документооборота и системы, на которых основан. Сегодня мы познакомим вас с некоторыми наиболее интересными тенденциями в сфере информационных технологий и корпоративного управления информацией.

Эра традиционного делопроизводства подходит к концу
Как бы ни крепились консервативные сторонники бумажного документооборота и старых систем управления документами, традиционное делопроизводство скоро канет в Лету, уступая натиску хорошо организованного и высокоэффективного электронного документооборота. Более того, эксперт считает, что следующим трендом отрасли станет отказ от простой автоматизации «бумажных» процессов в пользу комплексного управления корпоративной информацией для получения максимальной выгоды от внедрения не просто СЭД, а многофункциональных ECM-платформ, одним из примеров которых на российском рынке является bb workspace.

На первый план выходит командная работа
Дальнейшее развитие корпоративного социального пространства повысит интерес к программным продуктам, которые не только обеспечивают обработку информации, но и создают комфортные условия для работы над совместным решением корпоративных задач. Фактически такие системы станут своеобразным аналогом социальных сетей, но с иным охватом и направленностью интересов. Ведущие разработчики отечественных СЭД и ECM-программ уже успели отреагировать на этот тренд и реализуют в своих системных решениях технологии коллективной работы над документами и задачами.

Безопасность как самостоятельный актив
В сфере информационной безопасности систем электронного документооборота ожидается переход от технологий защиты доступа к организации и устройствам с корпоративной информацией до обеспечения сохранности всех информационных активов. Идеи реализации такой концепции пока только нарабатываются и в этом плане у российских вендоров есть неограниченное поле деятельности.

Кейс-менеджмент как основа основ
Основным направлениям развития ECM-систем станет реализация подходов кейс-менеджмента с использованием аналитических инструментов, преодолевающих несовершенство информационных фильтров и позволяющих вовремя получать любую необходимую информацию. По мнению Джона Манчини, кейс-менеджмент представлен более динамичными бизнес-потоками, в которых люди, процессы и информация объединены новыми, более активными и направленными способами.

Возвращение электронной почты
Слухи о скорой кончине электронной почты и её полной замене социальными сетями и другими средствами коммуникации оказались несколько преувеличенными. Причём e-mail возвращается не просто как способ обмена письменными сообщениями, а как элемент корпоративного управления и один из удобных инструментов СЭД и ECM-платформ. Более того, именно привычная электронная почта поможет менее подготовленным пользователям быстрее справиться с вызовами, возникающими на этапе автоматизации бизнес-процессов.

Насколько сбудутся эти предсказания, пока что сложно сказать. Однако знание трендов позволяет чувствовать себя намного увереннее и защищённее в сложном и конкурентном корпоративном мире.

Другие полезные статьи от bb software