Экономическая эффективность Системы эффективного управления bb workspace

Полезная информация

Экономическая эффективность Статьи

Справка

Файл справки по системе

Экономическая эффективность Системы эффективного управления bb workspace

Данное сравнение производилось на основании средних затрат времени на управление и документооборот в организации, использующей 50 автоматизированных рабочих мест. При увеличении количества рабочих мест, эффективность от использования Системы bb workspace увеличивается с геометрической прогрессией.

Сравнение времени затрат на управление и документооборот до и после внедрения
Системы эффективного управления bb workspace

Выполняемое действие	Время выполнения до внедрения, часов	Время выполнения после внедрения, часов	Количество повторений в месяц	Количество задействованных сотрудников, человек	Итого времени до внедрения, чел/часов	Итого времени после внедрения, чел/часов
Взаимодействие сотрудников друг с другом	0,05	0,01	200	50	50	10
Получение всей информации по клиенту	0,5	0,02	50	3	75	3
Регистрация внешний корреспонденции	0,05	0,02	400	2	40	16
Регистрация внутренних документов	0,05	0,02	300	1	15	0
Подготовка типовых документов	2	1	10	15	300	150
Подготовка регламентированных отчетов и реестров	0,5	0,05	10	2	10	1
Согласование документов и задач	3	0,25	20	5	300	25
Ознакомление с документами и задачами	0,5	0,1	10	50	250	50
Уведомления и напоминания о сроках исполнения документов и задач	0,2	0,01	300	5	300	15
Формирование и согласование бюджета	5	1	1	10	50	10
Сканирование бумажных документов с последующей каталогизацией	0,05	0,01	300	1	15	3
Поиск документов по известным атрибутам	0,2	0,01	20	50	200	1
Поиск документов с неизвестными атрибутами (по тексту содержимого)	2	0,01	2	50	200	1
Размножение документов на бумажных носителях	0,01	0	1000	2	20	0
Затраты времени на обслуживание копировально-множительной техники	1	0,2	5	1	5	1
ИТОГО:					1830*	286**

* 1830 человек/часов. Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно тратит по технологии работы с бумажными документами ~1,9 часа, т.е. порядка двух часов.

** 286 человек/часа.Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно затрачивает по технологии работы с электронными документами ~0,3 часа, т.е. не более 20 минут. Разница с бумажной технологий работы составляет более, чем в 6 раз.

Умножив полученное значение на среднюю стоимость человек/часа в каждой конкретной организации, можно получить в денежном выражении значение эффективности внедрения Системы bb workspace

Кроме того, так же можно ещё учесть стоимость расходных материалов (бумага, картриджи для принтера и ксерокса), которые более активно расходуются при использовании бумажных технологий работы.

Система эффективного управления bb workspace помогает значительно сократить издержки управления и делопроизводства, позволив направить высвобожденные ресурсы и средства на дальнейшее развитие Вашей организации.

Преимущества комплексной системы bb workspace

Межведомственный документооборот по ГОСТ

В системе bb workspace реализована технология выгрузки документов в формате XML, согласно ГОСТ Р 53898-2010 "Взаимодействие систем электронного документооборота"

Универсальные лицензии

Универсальные пользовательские лицензии предоставляют пользователям весь функционал системы и не предполагают никакой доплаты за расширение функциональности на каждом рабочем месте

Узнайте больше о преимуществах bb workspace

Случайная статья:

Причины роста рынка систем электронного документооборота в 2015 году

В 2015 году тенденции развития рынка систем электронного документооборота будут определяться очевидными экономическими выгодами от внедрения СЭД/ECM, ростом пользовательской культуры клиентов, интересом со стороны госорганов, малого и среднего бизнеса, а также политикой импортозамещения, которая может привести к повышению конкурентоспособности отечественных вендоров.

Хотя прошлый год оказался достаточно сложным для отечественной экономики, анализ ситуации на рынке систем электронного документооборота вызывает сдержанный оптимизм. В 2014 году отрасль показывала устойчивый рост, в том числе за счёт повышенного интереса со стороны государственных и муниципальных структур, малых и средних предприятий.

Эксперты и представители рынка СЭД/ECM отмечают следующие причины, которые позволяют разработчикам не только удерживаться на плаву, но и демонстрировать тенденции к наращиванию оборотов:

• Закрепление предыдущих тенденций
В 2011-2014 года российский рынок информтехнологий демонстрировал стабильно высокие темпы, на него вышли со своими решениями не только крупные игроки, но и небольшие разработчики. Сегодня клиент может выбрать как узкие отраслевые продукты, так и универсальные системы для автоматизации делопроизводства, управления документооборотом и корпоративной информацией, бюджетирования, работы с контрагентами. В целом, уровень осведомлённости пользователей повысился и они готовы к внедрению более эффективных и технологичных продуктов. Вместе с тем, темпы развития могут несколько замедлиться за счёт ухудшения платёжеспособности клиентов в условиях экономического кризиса.

• Модернизация существующих СЭД/ECM
Те клиенты, которые ощутили преимущества электронного документооборота, приступили к модернизации уже установленных СЭД. В большинстве случаев речь идёт о расширении функционала программы тем же разработчиком или переходе с десктопового варианта программы на облачный. По данным ряда отечественных вендоров, в 2014 году число клиентов, которые решили модернизировать свои СЭД, увеличилось в 3-7 раз. Эта же тенденция должна сохраниться и в 2015 году. Постоянно увеличивается число пользователей, работающих с мобильным вариантом доступа: ряд вендоров сообщает, что уже больше половины их клиентов перешли на мобильные решения СЭД.

• Высокий интерес со стороны государственных структур
Переход к более эффективным технологиям управления и использование человеко-ориентированного подхода при работе с посетителями повысили интерес к программам для автоматизации со стороны государственных структур. Внедрение комплексных программ позволяет не только упорядочить обработку документов и оптимизировать бюджет, но и наладить качественную работу с обращениями граждан. Немаловажным фактором является наличие в СЭД интегрированной технологии сканирования. Особый интерес к программам с такой функцией проявляют суды, прокуратуры, федеральные структуры крупного масштаба. Неудивительно, что в большинстве многофункциональных продуктов, например, таких как, например, bb workspace (ЗАО «Дабл Би», г. Москва), реализованы возможности сканирования и импорта документов.

• Импортозамещение и введение западных санкций
Поскольку почти 60% игроков российского рынка СЭД/ECM представлено отечественными разработчиками, фактор импортозамещения в 2014 году проявился не в полной мере. Однако у ряда компаний, особенно попавших в санкционный список, уже возникли проблемы с приобретением лицензированного западного ПО. Активное внедрение российских разработок может стать своеобразной защитой от возможного контрактного паралича в IT-сфере и предупредит нежелательные последствия трудно предсказуемой лицензионной, ценовой и технологической политики иностранных вендоров. Таким образом, у отечественных разработчиков появляется возможность потеснить западных конкурентов и увеличить свою долю на рынке.

Учитывая совокупность перечисленных факторов, в 2015 году стоит ожидать дальнейшего роста рынка, а также повышение интереса пользователей к более функциональным ECM-платформам, к числу которых принадлежит уже упомянутая bb workspace.

Другие полезные статьи от bb software