Данное сравнение производилось на основании средних затрат времени на управление и документооборот в организации, использующей 50 автоматизированных рабочих мест. При увеличении количества рабочих мест, эффективность от использования Системы bb workspace увеличивается с геометрической прогрессией.
Сравнение времени затрат на управление и документооборот до и после внедрения
Системы эффективного управления bb workspace
| Выполняемое действие | Время выполнения до внедрения, часов | Время выполнения после внедрения, часов | Количество повторений в месяц | Количество задействованных сотрудников, человек | Итого времени до внедрения, чел/часов | Итого времени после внедрения, чел/часов |
| Взаимодействие сотрудников друг с другом | 0,05 | 0,01 | 200 | 50 | 50 | 10 |
| Получение всей информации по клиенту | 0,5 | 0,02 | 50 | 3 | 75 | 3 |
| Регистрация внешний корреспонденции | 0,05 | 0,02 | 400 | 2 | 40 | 16 |
| Регистрация внутренних документов | 0,05 | 0,02 | 300 | 1 | 15 | 0 |
| Подготовка типовых документов | 2 | 1 | 10 | 15 | 300 | 150 |
| Подготовка регламентированных отчетов и реестров | 0,5 | 0,05 | 10 | 2 | 10 | 1 |
| Согласование документов и задач | 3 | 0,25 | 20 | 5 | 300 | 25 |
| Ознакомление с документами и задачами | 0,5 | 0,1 | 10 | 50 | 250 | 50 |
| Уведомления и напоминания о сроках исполнения документов и задач | 0,2 | 0,01 | 300 | 5 | 300 | 15 |
| Формирование и согласование бюджета | 5 | 1 | 1 | 10 | 50 | 10 |
| Сканирование бумажных документов с последующей каталогизацией | 0,05 | 0,01 | 300 | 1 | 15 | 3 |
| Поиск документов по известным атрибутам | 0,2 | 0,01 | 20 | 50 | 200 | 1 |
| Поиск документов с неизвестными атрибутами (по тексту содержимого) | 2 | 0,01 | 2 | 50 | 200 | 1 |
| Размножение документов на бумажных носителях | 0,01 | 0 | 1000 | 2 | 20 | 0 |
| Затраты времени на обслуживание копировально-множительной техники | 1 | 0,2 | 5 | 1 | 5 | 1 |
| ИТОГО: | 1830* | 286** | ||||
* 1830 человек/часов. Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно тратит по технологии работы с бумажными документами ~1,9 часа, т.е. порядка двух часов.
** 286 человек/часа.Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно затрачивает по технологии работы с электронными документами ~0,3 часа, т.е. не более 20 минут. Разница с бумажной технологий работы составляет более, чем в 6 раз.
Умножив полученное значение на среднюю стоимость человек/часа в каждой конкретной организации, можно получить в денежном выражении значение эффективности внедрения Системы bb workspace
Кроме того, так же можно ещё учесть стоимость расходных материалов (бумага, картриджи для принтера и ксерокса), которые более активно расходуются при использовании бумажных технологий работы.
Система эффективного управления bb workspace помогает значительно сократить издержки управления и делопроизводства, позволив направить высвобожденные ресурсы и средства на дальнейшее развитие Вашей организации.
|
 |
|
