


Данное сравнение производилось на основании средних затрат времени на управление и документооборот в организации, использующей 50 автоматизированных рабочих мест. При увеличении количества рабочих мест, эффективность от использования Системы bb workspace увеличивается с геометрической прогрессией.
Сравнение времени затрат на управление и документооборот до и после внедрения
Системы эффективного управления bb workspace
Выполняемое действие | Время выполнения до внедрения, часов | Время выполнения после внедрения, часов | Количество повторений в месяц | Количество задействованных сотрудников, человек | Итого времени до внедрения, чел/часов | Итого времени после внедрения, чел/часов |
Взаимодействие сотрудников друг с другом | 0,05 | 0,01 | 200 | 50 | 50 | 10 |
Получение всей информации по клиенту | 0,5 | 0,02 | 50 | 3 | 75 | 3 |
Регистрация внешний корреспонденции | 0,05 | 0,02 | 400 | 2 | 40 | 16 |
Регистрация внутренних документов | 0,05 | 0,02 | 300 | 1 | 15 | 0 |
Подготовка типовых документов | 2 | 1 | 10 | 15 | 300 | 150 |
Подготовка регламентированных отчетов и реестров | 0,5 | 0,05 | 10 | 2 | 10 | 1 |
Согласование документов и задач | 3 | 0,25 | 20 | 5 | 300 | 25 |
Ознакомление с документами и задачами | 0,5 | 0,1 | 10 | 50 | 250 | 50 |
Уведомления и напоминания о сроках исполнения документов и задач | 0,2 | 0,01 | 300 | 5 | 300 | 15 |
Формирование и согласование бюджета | 5 | 1 | 1 | 10 | 50 | 10 |
Сканирование бумажных документов с последующей каталогизацией | 0,05 | 0,01 | 300 | 1 | 15 | 3 |
Поиск документов по известным атрибутам | 0,2 | 0,01 | 20 | 50 | 200 | 1 |
Поиск документов с неизвестными атрибутами (по тексту содержимого) | 2 | 0,01 | 2 | 50 | 200 | 1 |
Размножение документов на бумажных носителях | 0,01 | 0 | 1000 | 2 | 20 | 0 |
Затраты времени на обслуживание копировально-множительной техники | 1 | 0,2 | 5 | 1 | 5 | 1 |
ИТОГО: | 1830* | 286** |
* 1830 человек/часов. Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно тратит по технологии работы с бумажными документами ~1,9 часа, т.е. порядка двух часов.
** 286 человек/часа.Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно затрачивает по технологии работы с электронными документами ~0,3 часа, т.е. не более 20 минут. Разница с бумажной технологий работы составляет более, чем в 6 раз.
Умножив полученное значение на среднюю стоимость человек/часа в каждой конкретной организации, можно получить в денежном выражении значение эффективности внедрения Системы bb workspace
Кроме того, так же можно ещё учесть стоимость расходных материалов (бумага, картриджи для принтера и ксерокса), которые более активно расходуются при использовании бумажных технологий работы.
Система эффективного управления bb workspace помогает значительно сократить издержки управления и делопроизводства, позволив направить высвобожденные ресурсы и средства на дальнейшее развитие Вашей организации.

|
![]() |
|

Специфика работы любого государственного учреждения с документами, а это могут быть приказы, требующие письменного ответа или подачи отчета с определенной периодичностью, письменные обращения граждан, запросы на предоставление информации и ряд других видов документов. Стоит вспомнить и о внутренней служебной переписке, которая также достаточно объемна, по сравнению с частными предприятиями.
К тому же, структура госучреждений и путь, по которому проходит, например, обращение частного лица, равно как и любой другой входящий документ, довольно сложный. Сначала документ регистрируется секретарем или целой службой, занимающейся обработкой входящих и исходящих документов, а также контролем над их исполнением. Затем, как правило, раз в день, они передаются руководителю на ознакомление, руководитель ставит на документе резолюцию и назначает исполнителя, как правило, одного из своих заместителей, который курирует определенный участок работы. Далее, исполнение документа возлагается на руководителя структурного подразделения и только после этого назначается конкретный исполнитель или исполнители. Время, от момента регистрации документа до того момента, как его увидит исполнитель, составляет 2-3 дня, как минимум. А ведь каждый документ требует строгого соблюдения сроков его исполнения, за которыми, при такой организации работы, вручную уследить очень трудно.
Внедрение системы bb workspace для организации электронного документооборота позволит не только ускорить процесс прохождения документов, но и обеспечит полный контроль над их исполнением. Схема работы в системе bb workspace и ее визуальным слоем bb docflow довольно проста. Входящий документ сканируется секретарем и прикрепляется к карточке документа в системе с установкой контрольной даты, до которой необходимо подготовить ответ, после чего, моментально попадает на резолюцию к руководителю. Вполне естественно, что руководитель выберет исполнителя, не дожидаясь, пока таких документов скопиться целая гора. Как только он это сделает, документ моментально станет доступен исполнителю, при этом, вышеописанный путь до непосредственного исполнителя или исполнителей документ может пройти за минуты. С помощью системы bb workspace можно осуществлять полный контроль за тем, у кого и на какой стадии готовности находиться каждый конкретный документ и вариант задержки исполнения практически исключен, во всяком случае задержка точно не будет связана с тем, что о документе просто забыли или потеряли. К тому же система bb workspace позволяет выполнять хранение документов, их поиск, имеет возможность автоматизированной подготовки документов разных типов с помощью готовых шаблонов с подстановкой всех необходимых постоянных реквизитов и многое другое.
Особо стоит отметить и простоту внедрения этой системы – благодаря грамотно разработанному интерфейсу, работу с системой может освоить пользователь компьютера любого уровня подготовки, что довольно актуально для государственных учреждений.
Другие полезные статьи от bb software

