




Данное сравнение производилось на основании средних затрат времени на управление и документооборот в организации, использующей 50 автоматизированных рабочих мест. При увеличении количества рабочих мест, эффективность от использования Системы bb workspace увеличивается с геометрической прогрессией.
Сравнение времени затрат на управление и документооборот до и после внедрения
Системы эффективного управления bb workspace
Выполняемое действие | Время выполнения до внедрения, часов | Время выполнения после внедрения, часов | Количество повторений в месяц | Количество задействованных сотрудников, человек | Итого времени до внедрения, чел/часов | Итого времени после внедрения, чел/часов |
Взаимодействие сотрудников друг с другом | 0,05 | 0,01 | 200 | 50 | 50 | 10 |
Получение всей информации по клиенту | 0,5 | 0,02 | 50 | 3 | 75 | 3 |
Регистрация внешний корреспонденции | 0,05 | 0,02 | 400 | 2 | 40 | 16 |
Регистрация внутренних документов | 0,05 | 0,02 | 300 | 1 | 15 | 0 |
Подготовка типовых документов | 2 | 1 | 10 | 15 | 300 | 150 |
Подготовка регламентированных отчетов и реестров | 0,5 | 0,05 | 10 | 2 | 10 | 1 |
Согласование документов и задач | 3 | 0,25 | 20 | 5 | 300 | 25 |
Ознакомление с документами и задачами | 0,5 | 0,1 | 10 | 50 | 250 | 50 |
Уведомления и напоминания о сроках исполнения документов и задач | 0,2 | 0,01 | 300 | 5 | 300 | 15 |
Формирование и согласование бюджета | 5 | 1 | 1 | 10 | 50 | 10 |
Сканирование бумажных документов с последующей каталогизацией | 0,05 | 0,01 | 300 | 1 | 15 | 3 |
Поиск документов по известным атрибутам | 0,2 | 0,01 | 20 | 50 | 200 | 1 |
Поиск документов с неизвестными атрибутами (по тексту содержимого) | 2 | 0,01 | 2 | 50 | 200 | 1 |
Размножение документов на бумажных носителях | 0,01 | 0 | 1000 | 2 | 20 | 0 |
Затраты времени на обслуживание копировально-множительной техники | 1 | 0,2 | 5 | 1 | 5 | 1 |
ИТОГО: | 1830* | 286** |
* 1830 человек/часов. Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно тратит по технологии работы с бумажными документами ~1,9 часа, т.е. порядка двух часов.
** 286 человек/часа.Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно затрачивает по технологии работы с электронными документами ~0,3 часа, т.е. не более 20 минут. Разница с бумажной технологий работы составляет более, чем в 6 раз.
Умножив полученное значение на среднюю стоимость человек/часа в каждой конкретной организации, можно получить в денежном выражении значение эффективности внедрения Системы bb workspace
Кроме того, так же можно ещё учесть стоимость расходных материалов (бумага, картриджи для принтера и ксерокса), которые более активно расходуются при использовании бумажных технологий работы.
Система эффективного управления bb workspace помогает значительно сократить издержки управления и делопроизводства, позволив направить высвобожденные ресурсы и средства на дальнейшее развитие Вашей организации.

|
![]() |
|

Работа с корреспонденцией в программе bb workspace
Основным визуальным слоем для работы с документами внутреннего документооборота, исходящей и входящей корреспонденцией в СЭД bb workspace являетсяbb docflow. При этом благодаря использованию сквозной технологии обработки информации, реализованной в системе, он тесно взаимосвязан с другими оболочками программы.
Работа с различными типами корреспонденции состоит из нескольких этапов:
• Настройка программы под потребности организации.
Выполняется с помощью инструментов визуального слоя bb tuning. Для этого пользователь с соответствующими административными правами настраивает дерево типов документов путём создания в нём раздела «Корреспонденция» с необходимым количеством детализированных ветвей.
В этом же слое настраиваются шаблоны листов согласований и рассылки, типовых документов исходящей и внутренней корреспонденции, маршруты обработки документов, типовые резолюции.
• Создание учётных карточек корреспонденции.
Учётные карточки документов внешней и внутренней корреспонденции создаются в визуальном слое bb docflow. При этом инициатор создания документа заполняет обложку учётной карточки, а затем размещает файл-документ корреспонденции на её закладке «Документ». Номер документа любого типа присваивается автоматически в соответствии с настройками системы.
В большинстве случаев файлы документов исходящей и внутренней корреспонденции создаются в программах MS Word и MS Excel или прикрепляются, а документы входящей корреспонденции прикрепляются или сканируются.
На закладке «Файлы» учётной карточки корреспонденции могут быть размещены путём создания, прикрепления или сканирования любые другие документы, которые необходимы для подготовки ответа или решения. При необходимости документ через закладку «Участие» «связывается» с контрагентами, имеющими к нему отношение из слоя bb crm, и участниками из слоя bb staff, имеющими отношение к документу без права доступа, через закладку «Связи» - с другими документами, через закладку «Задачи» - с соответствующими задачами и через закладку «Бюджет» - с заявками из слоя bb budget.
• Обработка документов корреспонденции.
После создания документ проходит различные этапы согласования в соответствии с маршрутом обработки его учётной карточки.
• Контроль за обработкой корреспонденции.
Существует несколько возможностей оперативного контроля работы с корреспонденцией: просмотр карточки определённого документа, использование фильтров, поиска и разреза «Состояния». Кроме того, с помощью утилиты bb report можно сформировать ряд регламентированных отчётов по работе с корреспонденцией: отчёты по просроченным документам и связанными с ним задачами, просроченным документам по подписи, обращениям граждан (издание Government Service), а также оценить затраты времени на регистрацию документов.
Таким образом, реализованная в bb workspace поэтапная обработка любой корреспонденции и оперативный контроль обеспечивают быстрое прохождение любого документа и высокую исполнительскую дисциплину.
Другие полезные статьи от bb software

