Зачем может понадобиться внедерение систем электронного документооборота? При большом потоке внутренних документов такой вопрос не возникает: потери времени на обработку бумажных документов зачастую бросаются в глаза. Перевод документов в электронный вид позволяет не только свести к минимуму время поиска документа, но и автоматически передает данные из одного документа в другие, модифицирует сопутствующие документы, создает итоговые отчеты, промежуточные служебные документы и архивы.

Но все это только часть дела. Многие современные системы документооборота, подобно bb workspace, являются также системами автоматического управления всей служебной информацией, как внутренней, так и исходящей. Это означает возможность автоматически вносить изменения не только в финансовые документы, но и модифицировать пресс-релизы, прайс-листы, презентации, обновлять содержание страниц корпоративного сайта, планировать движение средств и бюджетные расходы. Становится возможным автоматически осуществлять передачу документов между отделениями предприятия в самых разных точках страны, принимать и учитывать мгновенные платежи и т. д. Как следствие, внедрение СЭД позволяет вывести бизнес на качественно новый уровень.

Все это теория. Для того, чтобы она была воплощена на практике, при разработке СЭД должно быть учтено множество нюансов. Главным из которых, играющим все более важную роль, является удобство конечного пользователя системы. Данные и на бумаге можно представить самыми различными способами, далеко не все из которых можно назвать удачными. Еще в большей степени это относится к электронному документу.

Поэтому выбор оптимальной формы представления документа становится критичным. С какой бы скоростью ни работала система, нам важна скорость, с которой человек среагирует на предоставляемые данные. Учет особенностей психологии пользователя при создании интерфейса bb workspace позволил сделать качественный скачок в работе всем, кто уже ее использует. Сведение всех документов в несколько визуальных слоев позволяет получать максимально ясную и удобную для восприятия картину, и так же удобно и быстро получать требуемую дополнительную информацию. В итоге СЭД bb workspace не только выполняет свои прямые функции, но и создает удобную, комфортную атмосферу на рабочем месте, значение которой трудно переоценить.