В большинстве случаев прибыльная работа любой компании зависит от того, насколько прозрачными и понятными для руководителя будут бюджетные процессы. Поскольку информация стандартных бухгалтерских программ не адаптирована для выполнения полноценного анализа, лучшим вариантом получения достоверных данных в режиме реального времени станет внедрение СЭД bb workspace.

Одним из важных компонентов СЭД bb workspace является визуальный слой (оболочка) bb budget, позволяющий контролировать исполнение бюджета: вести финансовый документооборот (формировать лимиты и заявки) с разной степенью детализации в рамках всей организации или её отдельных подразделений.

Подобный подход, основанный на связи между конкретными доходными и расходными статьями, обеспечивает объективную оценку финансового результата работы подразделения/проекта в зависимости от доступных ему бюджетных ресурсов.

Очевидными преимуществами внедрения СЭД с функцией бюджетирования являются:

• Возможность разработки, настройки и использования структуры бюджета с максимальным учётом специфики работы;

• Простое и быстрое планирование бюджета постатейно, отдельными разделами и в целом: например, один из крупных пользователей bb workspace смог согласовать годовой бюджет всего за неделю несмотря на большое количество итераций при исправлении плановых показателей;

• Оптимизация рабочего времени сотрудников: для закупки необходимых материалов достаточно подать заявку в программе, при этом сразу же становится видно, предусмотрены ли в бюджете средства на её выполнение;

• Удобный контроль выполнения обязательств по долговременным договорам: все платежи по таким контрактам легко согласовываются и, к тому же, существует возможность проследить, на какой стадии они находятся;

• Оценка эффективности работы сотрудников по планированию и выполнению бюджета с контролем остатков по отдельным статьям;

• Возможность всестороннего рассмотрения бюджета с быстрым и полноценным анализом финансовой информации в разрезе подразделений, проектов, конкретных статей и контрагентов;

• Удобная система замещения согласующего сотрудника;• Автоматические напоминания о необходимости подписания каких-либо документов с помощью сообщения по электронной почте или через SMS;

• Экономия бумаги и расходным материалов для печати.