Как это ни удивительно, но одним из наиболее значимых факторов риска во время внедрения СЭД становится сопротивление сотрудников, работу которых должна облегчить эта программа. Чтобы переход к электронному документообороту был быстрым и успешным, важно понять мотивы такого поведения, а также создать условия для комфортной адаптации персонала к работе в новых условиях.

Хотя внедрение системы электронного документооборота приносит несомненную пользу любой организации, для руководителя может стать неприятным сюрпризом сопротивление значительной части коллектива предстоящим нововведениям. Не секрет, что любые изменения устоявшегося ритма жизни, привычек и деловых традиций для многих людей становятся стрессом, которого хотелось бы любыми способами избежать. Именно поэтому план внедрения СЭД должен включать отдельный раздел, предусматривающий адаптацию персонала к использованию нового продукта.

Почему же они не довольны?!
Существует несколько причин, вызывающих недовольство сотрудников при внедрении СЭД. В подавляющем большинстве случаев автоматизация документооборота вызывает сопротивление у тех специалистов, которые:

• Не уверены в своих профессиональных способностях и возможности овладеть программой, которая кажется им достаточно сложной. Особенно часто в такую ситуацию попадают сотрудники среднего и старшего возраста, которые хуже владеют навыками работы с компьютерной техникой;

• Не любят изменений. Статистика свидетельствует, что до 80% людей в той или иной мере консервативны. От нововведений они обычно не ожидают ничего хорошего, поскольку им придётся «выйти из зоны комфорта», затратить время на получение новых навыков и изменить привычные рабочие схемы и технологии. Приятная новость: большая часть таких сотрудников впоследствии будут довольны новыми условиями труда.

• Не соответствуют должности. В ворохе бумажного документооборота некоторым «специалистам» легко «спрятать» непрофессионализм и нежелание обучаться. Понимая, что при полностью «прозрачном» делопроизводстве и налаженной системе объективного контроля их неумение и нежелание работать станут заметными начальству, такие работники быстро «находят» массу недостатков от внедрения СЭД.
Что же делать?
Основные мотивы противодействия сотрудников важно учесть при составлении плана внедрения системы. Прежде всего, необходимо найти активных и мотивированных специалистов, которые станут своеобразными «локомотивами» нововведений и включить их в команду, которая будет заниматься автоматизацией делопроизводства. Кроме того, следует предусмотреть:

• Проведение совещания, на котором будут продемонстрированы все преимущества от использования электронного документооборота не только для компании в целом, но и для каждого сотрудника. Мотивирующими аргументами для группы «консерваторов» станут уменьшение рабочей нагрузки и возможное увеличение доходов за счёт улучшения рентабельности предприятия.

• Обучение работе с новым продуктом. Лучше всего внедрять систему электронного документооборота с простым и понятным интерфейсом, такую как, например, отечественная ECM-платформа bb workspace (ЗАО «Дабл Би», Москва). В таком случае большинство сотрудников смогут легко освоить навыки работы в программе с помощью серии обучающих видеороликов и удобного файла справки. Кроме того, можно провести одно-два общих занятия с представителями компании-разработчика. Таким способом можно растопить лёд недоверия у «сомневающихся в себе» специалистов.

• Сопровождение сотрудников на первых этапах работы с СЭД. Своевременное выявление проблем и ответы на вопросы пользователей снимают напряжение, возникающее при освоении нового продукта.

Стоит отметить, что инструменты СЭД помогут достаточно быстро выявить непрофессионалов, которые не умеют и не хотят работать. И тогда им придётся либо адаптироваться к новым условиям труда, либо покинуть вашу компанию. Согласитесь, иметь в коллективе мотивированных профессионалов намного приятнее, чем нерадивых лентяев. Не так ли?