В то время как часть пользователей систем электронного документооборота считает их лишь удобным способом приведения в порядок документации, многие другие рассматривают СЭД как инструмент для построения своего бизнеса.

Действительно, используя систему электронного документооборота, легко организовать стандартные процессы работы с информационными массивами. Однако, чтобы оставаться конкурентоспособными, разработчики СЭД предлагают нечто новое – структурирование документооборота, его ориентирование на цели и задачи организации. То есть во главу угла ставятся не столько бизнес-процессы и их документальное сопровождение, сколько вопросы целеполагания.

Итак, что такое кейс? В первую очередь, это структурированный компонент (клиентское досье), позволяющий упорядочить информацию, которая относится к одному контракту (клиенту, продукту). Он содержит стандартный набор документов, шаблонов, средств ввода, информацию по взаимодействию с клиентом и задачах, которые необходимо при этом решить. Кейс является своего рода справочником по работе с конкретным контрагентом. Кроме того, как правило, кейсы можно объединить, образовав крупные агрегаты. При этом информация представляется в виде целостной, наглядной системы связанных блоков задач, документов, переписки и т.п. В качестве примера подобного решения можно привести программу bb workspace от разработчика ЗАО «Дабл Би», содержащую в своем составе взаимодействующий с другими компонентами визуальный слой для организации системной работы с контрагентами.

Кейс-менеджмент обеспечивает комплексный подход к решению задач, возникающих при взаимодействии с бизнес-партнерами: ходом их исполнения можно управлять, в работу легко ввести исполнителей, которые не были задействованы на начальных этапах, собранные информационные материалы просто систематизировать и использовать. Современные технические решения позволяют создавать вокруг каждого информационного объекта системы как типовые маршруты, универсальные для различных ситуаций, так и свободные (нерегламентированные) задачи.

По мнению специалистов, в ближайшее время заинтересованность в использовании кейс-менеджментного подхода при организации автоматизированного документооборота будет возрастать, поскольку заказчиков привлекает идея создания целостной картины бизнес-процессов, приводящих к конкретному результату.