Внедрение информационных технологий в сферу ДОУ (документационного обеспечения управления) повысило эффективность документооборота и существенно сократило время работы с различными типами документов. Одним из наиболее функциональных решений для автоматизации делопроизводства является система bb workspace, позволяющая интегрировать основные бизнес-процессы любой организации.

Традиционно под документационным обеспечением управления (ДОУ) подразумевают процессы документирования и организации работы с различными видами официальных документов. В отличие от обычного делопроизводства, предлагающего традиционные приёмы работы с документацией, понятие ДОУ является более широким: его информационно-технологическая составляющая представлена компьютерными технологиями обработки документов.

Основными задачами ДОУ являются:
• Документирование: процессы составления, оформления, согласования и изготовления официальных документов;
• Организация работы с документацией: документооборот, контроль, хранение и использование готовых документов;
• Архивация документов.

Автоматизация ДОУ с помощью СЭД bb workspace
Функционал ECM-платформы bb workspace обеспечивает весь цикл работы с любыми видами документов, которые создаются в ходе хозяйственной деятельности организации, и позволяет полностью автоматизировать ДОУ (документационное обеспечение управления).

Под документом в программе подразумевается файл с соответствующей учётной карточкой. Основной оболочкой для работы с электронным документооборотом является визуальный слой bb docflow, в котором создаются учётные карточки новых документов. В момент создания пользователь может выбрать тип документа из дерева, сформированного в слое bb tuning.

Учёт операций с документом и выполнение ряда действий пользователей над ним (редактура учётной информации, подписание, контроль, рассылка уведомлений и т.п.) выполняются на закладке «Обложка» учётной карточки. Если для выбранного типа документа настроен маршрут обработки учётной карточки «По умолчанию», то часть полей закладок «Обложка» и «Документ» заполняются автоматически. Также в системе реализована система автонумерации документов при их регистрации.

После заполнения обложки учётной карточки создаётся сам файл-документ, который может быть сгенерирован, прикреплён или отсканирован, а затем и редактирован. На актуальную редакцию документа можно накладывать электронно-цифровую подпись. Кроме того, закладка «Файлы» позволяет разместить (создать, прикрепить или отсканировать) неограниченное количество вспомогательных файлов, которые не заверяются ЭЦП.

После создания документ проходит ряд последовательных стадий обработки, которые отображаются в обложке его учётной карточки, и после прекращения действия автоматически переходит в состояние «В архиве». Доступ к редактированию файла-документа и вспомогательных файлов имеют пользователи с соответствующими ролевыми полномочиями. Основные операции по работе с документом протоколируются на вкладке «События» учётной карточки.

Таким образом, используя удобную систему навигации и информацию из учётных карточек документов, можно организовать чёткую систему контроля за документооборотом и оптимизировать трудовые затраты на выполнение рутинных операций. Взаимосвязь учётных карточек документов организационно-распорядительного и финансового документооборота, а также карточек контрагентов из визуального слоя bb crm позволяет повысить эффективность основных бизнес-процессов организации, связанных с обработкой информации.