Актуальность автоматизации процессов бюджетирования.

Основными тенденциями развития современной экономики является обострение конкуренции и некоторое снижение прибыльности традиционных видов хозяйственной деятельности. При этом конкурентным преимуществом любой компании становится оперативность принятия правильных управленческих решений, основанных на актуальной информации о финансово-экономическом состоянии предприятия.

Часто по мере роста предприятия подразделения, отвечающие за достоверность отчётности о выполнении бюджетов, не успевают вовремя формировать вручную необходимые для принятия решений документы. В подобных ситуациях бюджетирование превращается из инструмента управления в малополезный бизнес-процесс. Если предприятие не справляется с задачей своевременного проведения план-фактного анализа, его руководителям стоить задуматься о внедрении системы бюджетирования.

Программное обеспечение для автоматизации бюджетирования на предприятиях и в банках.

Успешность автоматизации бюджетирования в значительной мере зависит от выбора программного продукта. На сегодняшний день одним из лучших предложений, представленных на отечественном рынке, является система bb workspace, разработанная российской компанией ЗАО «Дабл би». Важно, что данный разработчик предлагает отдельные издания системы, учитывающие специфику различных видов хозяйственной деятельности – издание Corporate Business для предприятий и Bank Business для банков.

Система bb workspace состоит из нескольких визуальных слоёв, один из которых – bb budget – предназначен именно для эффективной автоматизации бюджетных процессов организации и отдельных подразделений с необходимой степенью детализации.

Совместное использование слоя bb budget с другими слоями указанной системы является основой для выполнения таких процессов, как:

• разработка, настройка и использование структуры бюджета, максимально соответствующей потребностям организации;
• определение связей между конкретными доходными и расходными статьями и установление зависимости между финансовыми результатами работы отдельных подразделений или проектов и выделенными им ресурсами;
• настройка движения финансовых документов, их поэтапного визирования и согласования с учётом специфики деловых процессов;
• реализация любых возможных схем документооборота при помощи специальных инструментов настройки системы: определение состава реквизитов, состояний и маршрутов формируемых документов;
• создание новых документов на основе существующих шаблонов или без них, определение их специфических реквизитов и маршрута;
• интеграция системы bb workspace с действующей системой бухучёта банка/предприятия для формирования проводок по отдельным платежам и учёта доходов/затрат в автоматическом режиме;
• интеграция системы bb workspace и системы автоматизации складского учёта банка/предприятия для выполнения в автоматическом режиме операций списания со склада материалов и ценностей, запрошенных подразделениями.

Преимущества автоматизации процессов бюджетирования с использованием визуального слоя bb budget.

 Основными преимуществами визуального слоя bb budget для автоматизации бюджетирования в банках и на предприятиях являются:

• эргономичный, интуитивно понятный интерфейс;
• интеграция с табличными и текстовыми редакторами MicrosoftOffice;
• продуманная маршрутизация и возможность хранения электронных версий документации;
• большой набор шаблонов;
• использование ЭП;
• автоматическая рассылка системных и почтовых уведомлений пользователям;
• возможность динамичного отображения информации в режиме реального времени в различных срезах.

В завершение стоит отметить, что автоматизация бюджетирования с помощью визуального слоя bb budget позволит:

• получить рациональные варианты решения управленческих задач на основе интеллектуальных систем и математических методов;
• освободит работников организации от рутинной работы;
• обеспечит получение достоверной информации;
• заменит бумажные носители данных электронными носителями, что позволит более рационально организовать работу с информацией на компьютере и снизит объём бумажного документооборота;
• усовершенствует структуру информационных потоков и систему документооборота.