Комплексная СЭД bb workspace

Полезная информация

Экономическая эффективность Статьи

Справка

Файл справки по системе

Категории статей

Заявления о конфиденциальности Отраслевые издания СЭДЭлектронный документооборотУправление бюджетом Об управлении CRM: Управление взаимоотношениями с клиентами, контрагентами О партнерстве

Комплексная СЭД bb workspace – эффективная организация делопроизводства и вашего бизнеса

В современном мире электронные документы все активнее входят в нашу жизнь и быстро вытесняют бумажные. С увеличением их количества и объемов в делопроизводстве возникла потребность в специальных программах и механизмах, позволяющих быстро и эффективно создать эти документы. Такую возможность сегодня дают системы электронного документооборота (СЭД).

СЭД являются основой так называемого безбумажного делопроизводства. Они подходят как для небольших, так и для промышленных объемов документооборота. Сегодня на рынке представлен широкий выбор таких систем (всего более 25 видов):

• недорогие универсальные со стандартным набором функций и отсутствием возможности полной адаптации к потребностям определенной организации; • разрабатываемые индивидуально для конкретных организаций;

• комбинированные СЭД. Все они отличаются техническими характеристиками и ценами.

Одной из наиболее эффективных СЭД в современном делопроизводстве является bb workspace с функциями бюджетирования и сквозной обработки информации (STP-технологией). Она обеспечивает поддержку полного цикла работы с документацией, начиная с их создания и до хранения старых документов в специальных архивах. Данная СЭД принадлежит к разряду ECM-систем. Имеет несколько изданий разного назначения:

1. Программа Bank Business – разработана для банковской сферы и кредитных организаций.

2. Издание Corporate Business создано для обслуживания предприятий и коммерческих организаций.

3. Система Government Service широко применяется в государственных учреждениях.

Bb workspace – это оптимальное сочетание элементов электронного обмена данными с традиционным делопроизводством. Она выгодно отличается современным интерфейсом, удобным поиском и обработкой информации, наличием встроенной электронно-цифровой подписи. Освоение СЭД bb workspace не представляет особой сложности для пользователей и проходит достаточно быстро.

Данная программа отвечает всем требованиям ГОСТа и является сертифицированной. Она отлично подходит для эффективной автоматизации документооборота и ведения финансового учета в организациях разных сфер деятельности: банках, государственных и научно-образовательных учреждениях, а также на малых и средних предприятиях.

Комплексная СЭД bb workspace систематически получает положительные оценки своих пользователей, которых становится все больше, и является востребованной на отечественном и зарубежном рынке программного обеспечения.

Использование СЭД bb workspace с встроенной BPM-системой – это качественное изменение стиля и выход на новый уровень управления бизнесом.

<< назад

Преимущества комплексной системы bb workspace

Встроенная CRM-технология

Система bb workspace уже содержит функционал CRM-системы с мировой маркетинговой технологией AIDCAS

Интеграция с 1С

Система bb workspace предусматривает синхронизацию данных с программными продуктами "Фирмы 1С" и другими учетными системами, включая возможность интеграции на заказ

Узнайте больше о преимуществах bb workspace

Случайная статья:

Перенос бумажных документов в систему электронного документооборота

Важным условием успешной автоматизации делопроизводства является наличие удобных инструментов, позволяющих перенести существующие файлы и/или бумажные документы в систему электронного документооборота. Разработчики bb workspace позаботились, чтобы функционал программы позволял осуществить этот процесс максимально быстро и просто.

Одним из важных моментов автоматизации делопроизводства является сохранение существующей документальной базы и её перенос в новую программу. Поскольку документом в системе электронного документооборота bb workspace фактически является его файловая версия, речь идёт, в первую очередь об оцифровывании бумажных версий документов или импорте их файлов, если они были ранее созданы.

Инструменты bb workspace для переноса бумажных документов
ECM-платформа bb workspace предоставляет следующие возможности для быстрого наполнения оперативной и архивной базы ранее созданными документами:

• Использование встроенного интерфейса TWAIN, позволяющего сканировать документы с помощью любого сканера.
Для прикрепления сканированной версии документа к учётной карточке достаточно нажать на закладке «Документ» кнопку «Сканировать» и выбрать в появившемся меню формат, в котором следует сохранить файл, после чего с помощью кнопки «Источник» задать устройство сканирования. Программа работает как с потоковыми, так и с планшетными сканерами, поддерживая следующие расширения графических файлов: bmp, jpeg, gif, png, pcx, tiff.

• Любой документ или шаблон, независимо от происхождения, можно добавить в СЭД вручную или автоматически через каталог импорта.
Эта функция становится особенно полезной при необходимости массового импорта файлов после внедрения системы. Автоматическая загрузка документов и шаблонов выполняется в визуальном слое bb tuning путём нажатия кнопок «Загрузить документы» и «Загрузить шаблоны документов», которые становятся доступными только при активной закладке дерева «Типы документов».
Для назначения пути к корню каталога загрузки документов и их шаблонов используется утилита bb config (закладка «Опции», блок «Импорт документов»). При этом каталог загрузки документов и их шаблонов принимается равным уровню «Типы документов». Чтобы загрузка прошла успешно, необходим корректный каталог для импорта, структура которого точно соответствует структуре дерева типов документов программы bb workspace. Файлы документов для импорта должны находиться в нужных каталогах и иметь расширения, отличные от шаблонов (*.doc, *.xls, *.zip, *.html и т.д.). В качестве шаблонов загружаются файлы с расширениями *.dot, *.xlt.

Успешная загрузка документов завершается автоматическим созданием «Обложки документа» соответствующего типа в bb docflow с текущей датой и данными пользователя, выполнившего загрузку. Сам документ-файл автоматически помещается на закладку «Документ» и не имеет маршрута обработки. Шаблоны документов загружаются в bb tuning на закладку «Шаблон», соответствующую типу документа.

По окончании импорта документов и шаблонов для исключения их повторной загрузки система предложит автоматически удалить загруженные файлы из файлового каталога для загрузки.

Таким образом, использование возможностей СЭД bb workspace позволяет быстро загрузить актуальные документы организации в оперативную базу данных системы и работать с ними как с обычными файл-документами.

Другие полезные статьи от bb software