Ни для кого не станет открытием, что успех работы организации или предприятия любого типа зависит от того, как взвешенно и грамотно планируется его бюджет и осуществляется контроль над его исполнением. Не меньшую важность для успешной работы имеет и то, как оперативно решаются любые вопросы, связанные с учетом финансовых операций, на  также удобство, простота и легкость формирования всех необходимых финансовых и бухгалтерских документов, которые имеют отношение к финансовой деятельности предприятия. 

Безусловно, в современных условиях организация эффективной деятельности любого предприятия невозможна без внедрения средств ее автоматизации, в том числе и автоматизации бюджетной деятельности. Конечно, рынок программного обеспечения программных продуктов, предназначенных для решения этой задачи, позволяет найти несколько решений, на базе которых такая автоматизация может быть выполнена. Однако, прежде чем говорить о выборе конкретного программного продукта, стоит поговорить о том, какие требования должна выполнять подобная система, для того, чтобы обеспечить простоту ее внедрения и эффективность эксплуатации. 

Прежде всего, система должна быть построена по принципу максимальной простоты работы с документами, который был бы аналогичен тем процессам, которые выполняются в организации до ее внедрения. Выполнение такого требования позволит быстро и без каких-либо усилий со стороны персонала освоить работу с ней. 

Структура и пути прохождения всех финансовых документов в такой системе должны быть четкими, понятными и быть полностью аналогичными тем путям движения документов, которые являются общепринятыми. То есть, если речь идет, например, о формировании заявки на оплату ремонта компьютерной техники, то система должна обеспечивать легкость ее создания, согласование с руководством, после чего такая заявка должна быть оплачена и перейти в статус исполненной. 

Подобные же процессы должны обеспечиваться и при выполнении доходов или расходов другого типа, например, оплата счета за коммунальные услуги, которая должна прослеживаться от момента поступления счета, до момента его оплаты. При этом, распорядитель кредита, то есть руководитель предприятия или его главный бухгалтер в любой момент времени должен иметь возможность видеть финансовое состояние своего предприятия в любой момент времени. 

Если проанализировать возможности современных программных продуктов, то наиболее полно удовлетворяет вышеизложенным требованиям программное обеспечение компании ЗАО "Дабл Би" программный комплекс для автоматизации управления предприятием bb workspace. Комплекс состоит из нескольких специализированных модулей (визуальных слоев), один из которых предназначен для автоматизации и управления бюджетными процессами. Стоит отметить, что визуальный слой bb budget и те принципы, которые были использованы при его разработке, максимально близко реализует структуру хранения и движения финансовых документов, которая используется при организации обычной, без компьютерной, схемы работы. Кроме того, ее внедрение позволяет в разы повысить эффективность управления бюджетом, сократить время, необходимое на согласование документов и получить полный контроль над всеми финансовыми процессами в организации.

Особо стоит отметить и то, что программное обеспечение bb workspace позволяет выполнить интеграцию большинства бухгалтерских, складских и платежных систем со слоем bb budget, что позволит не только повысить эффективность управления финансами в организации и прозрачность движения финансовых средств, но и исключить возможность возникновения ошибок, связанных с человеческим фактором.