Документооборот в любом банке – это наибольшая часть всей банковской работы, т.к. любое действие в финансовом учреждении должно быть задокументировано. Большинство документов при этом регламентированы, а зачастую – определены законодательством. Причем, в банковском документообороте очень большую роль играет процедура согласований, – когда определенный документ кем-то инициируется, готовится, коллективно редактируется и проходит многочисленные согласования в различных службах банка. Такой механизм требует вовлеченности в процесс множества людей, обуславливает высокую роль человеческого фактора, большие затраты времени, множественное редактирование. Бумажный экземпляр может банально потеряться. Поэтому согласование документа в бумажном виде – процесс очень сложный, затяжной и архаичный.

Например, процесс выдачи кредита в части принятия решения кредитного комитета происходил примерно так. Бизнесовое подразделение готовило бумажную заявку с описанием всех параметров кредита (заемщика, залога и т.п.) и папку кредитного дела – ее давали всем службам банка (риск-менеджмента, безопасности, мониторинга залогов, юридической, ценных бумаг и пр.). К моменту заседания кредитного комитета службы прорабатывали эту заявку и писали соответствующие заключения. Кредитный комитет собирался, заседал, рассматривал бумаги, слушал доклад инициирующего подразделения и принимал решение (или отправлял заявку на доработку). После этого секретарь комитета готовил бумажный протокол и собирал подписи всех его членов. Только после подписания протокола он приобретал законную силу, и становилась возможной выдача кредита. Сейчас процедура по форме осталась прежней, но процесс ускорился: заявка формируется в электронном виде, материалы кредитного дела рассылаются службам банка по электронной почте или хранятся на общем сетевом ресурсе. Службы имеют возможность параллельно готовить свои заключения и размещать их вместе с материалами дела в электронном виде. Однако комитет все равно собирается очно и, обложившись бумагами, принимает решение. А потом секретарь все так же собирает десяток подписей под протоколом. Новое время требует новых скоростей – в бизнесе остается тот, кто сможет построить свои процессы так, чтобы максимально быстро принимать решения.

Эффективным способом автоматизации бизнеса среднего банка может стать внедрение новых технологий, позволяющих не просто заменить бумажные документы электронными, а изменить идеологию документооборота в банке, когда каждый документ имеет индикаторы, отображающие степень его готовности, рецензентов, хронометраж работы каждого участника процесса, следующий этап обработки документа и т.д. Такие системы полностью берут на себя уведомления об изменениях статусов документов, о действиях, ожидаемых от каждого сотрудника и прочей важной информации. Кроме того, они позволяют руководителю банка «с высоты птичьего полета» видеть состояние всех процессов. Пример такого решения – Система эффективного управления bb workspace, издание Bank Business для комплексной автоматизации кредитных организаций.

Эта система была разработана для того, чтобы экономить время сотрудников и ускорять принятие решений. Кроме полного соответствия новому подходу к документообороту в среднем банке, эта система уже содержит более 4 тысяч шаблонов типовых банковских документов и позволяет буквально с первых минут получать преимущества от ее внедрения и оценить выгоды от работы по-новому.