Как правильно связать бумажный и электронный документооборот?

Полезная информация

Экономическая эффективность Статьи

Справка

Файл справки по системе

Категории статей

Заявления о конфиденциальности Отраслевые издания СЭДЭлектронный документооборотУправление бюджетом Об управлении CRM: Управление взаимоотношениями с клиентами, контрагентами О партнерстве

Как правильно связать бумажный и электронный документооборот?

Ответственные разработчики современного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства уделяют особое внимание адаптации системного продукта к особенностям ведения классического документооборота в определённой отрасли и на конкретном предприятии.
Именно поэтому одним из этапов разработки плана внедрения системы электронного документооборота на предприятии, в некоммерческой организации, бюджетном учреждении или органе власти является изучение нюансов работы с документацией (системы учёта документов, маршрутов и схем их обработки и т.д.).
Так, специалисты компании «Дабл Би» (Москва) создали ряд специальных изданий комплексной платформы bb workspace, максимально адаптированных к особенностям делопроизводства в разных отраслях экономики. Подобный подход существенно упрощает внедрение программы в определённой организации и уменьшает объём индивидуальной настройки системы. В последующем благодаря наличию специального служебного слоя bb tuning пользователи имеют возможность самостоятельно настраивать определённые параметры работы программного решения.
Кроме того, в ECM-платформе bb workspace предусмотрены удобные инструменты, позволяющие связать бумажный и электронный документооборот.

Механизмы перевода бумажных документов в электронную версию и обратно

Функционал bb workspace позволяет использовать существующие базы документов и шаблонов, а также эффективно оцифровывать бумажную документацию. В частности, в систему встроены:
• интерфейс TWAIN, с помощью которого бумажные документы могут быть отсканированы на любом планшетном или потоковом сканере с получением графических файлов в форматах jpeg, gif, bmp, png, pcx и tiff;
• инструменты массового импорта, позволяющие после внедрения программы быстро перенести весь массив ранее созданных файлов и шаблонов.
Кроме того, при необходимости любой документ, зарегистрированный или созданный в bb workspace, может быть распечатан и использован в качестве оригинала для работы или архивирования в бумажном виде.
Подобная взаимосвязь электронных и бумажных версий документов обеспечивает максимальную гибкость в организации делопроизводства при должной оперативности обработки документации.

<< назад

Преимущества комплексной системы bb workspace

Нулевое администрирование

"Ролевое" администрирование пользователей максимально приближено к бумажной идеологии документооборота и предполагает минимальые действия со стороны администратора системы

Сертификация и компетенция

Компанией-разработчиком пройдена сертификация ГОСТ Р ИСО 9001-2011 (ISO 9001:2011), а система bb workspace обладает компетенциями "Compatible with Windows 7" и "Works with Windows Server 2008 R2"

Узнайте больше о преимуществах bb workspace

Случайная статья:

Руководство холдингов удовлетворено результатами внедрения СЭД bb workspace

Как отмечают руководители крупных холдингов, использование централизованной системы электронного делопроизводства упорядочивает и оптимизирует процессы взаимодействия сотрудников, эффективно распределяя нагрузки между ними, значительно ускоряет процессы прохождения документов внутри подразделений холдинга, повышает качество работы с контрагентами.

Благодаря внедрению СЭД bb workspace многие холдинги смогли существенно уменьшить текущие расходы. Как отмечают руководители крупных корпораций, в некоторых случаях издержки на делопроизводство и управление компанией удалось сократить в несколько раз, отдача от использования системы перекрывала затраты на ее установку за полгода!

Основными факторами достижений таких результатов, являются:

• рациональная организация процессов и равномерное распределение нагрузки, позволившие каждому сотруднику сэкономить в среднем до двух часов времени и, соответственно, повысить индивидуальную производительность труда;

• повышение мотивации персонала: увеличение объёмов выполненных работ без расширения штата обеспечивает рост заработной платы;

• прозрачность процессов оформления документации и принятия управленческих решений, которая уменьшила количество и время обработки перекрестных вопросов, задаваемых ранее специалистами для выполнения заданий;

• десятикратное увеличение скорости согласования некоторых типов документов;

• ускорение обработки финансовой документации, обеспечившее оптимальное распределение денежных и временных ресурсов;

• значительная экономия бумаги и канцтоваров, уменьшение расходов на печать (картриджи принтеров) экономия площадей и других накладных расходов на архивы документов;

• улучшение взаимодействия с поставщиками и клиентами, за счет своевременного и качественного оформления и согласования договоров, выполнение обязательств по долгосрочным договорам (система напоминает о пролонгации, о сроках очередного платежа и т.п.);

• оперативное принятие управленческих решений за счёт заочных заседаний с электронной подписью, за счет быстрого согласования документов и on-line отчётов по важным направлениям деятельности компании.

Кроме того, руководство крупных предприятий высоко оценило скорость и профессионализм при внедрении и адаптации системы, способность к интеграции данных системы bb workspace с другими системами холдинга, профессиональную техническую поддержку, включая доработку системы под особенности процессов холдингов.

Другие полезные статьи от bb software