Внедрение программ для автоматизации делопроизводства в образовательных учреждениях, как и в любых других организациях, состоит из нескольких взаимосвязанных этапов.
• Выбор системного решения. Важно, чтобы программный продукт позволял не только автоматизировать документооборот, но и обеспечил решение других задач – контроль за эффективностью финансовой деятельности, управление кадрами (составление расписаний, учёт рабочего времени и т.п.), взаимодействие с органами государственной и муниципальной власти, благотворителями и попечителями и т.д. Предпочтительно выбирать системы, которые учитывают специфику работы образовательных учреждений, то есть максимально адаптированы под отраслевые особенности.
• Разработка плана внедрения. На этом этапе специалисты компании-разработчика при помощи уполномоченных представителей школы, гимназии, лицея оценивают особенности делопроизводства и управленческих процессов в учреждении и составляют план внедрения программного продукта.
• Обучение специалистов. Очень важно, чтобы все сотрудники, на рабочих местах которых будет установлена система электронного документооборота или ECM-платформа, прошли экспресс-обучение и имели доступ к обучающим роbbsoftware.ru/articles.phpликам и справочным материалам. Обычно авторитетные компании-разработчики оказывают всестороннюю помощь в ускоренной подготовке специалистов к работе с программой.
• Установка и настройка системы. В большинстве случаев выполняются представителями компании разработчика, хотя сейчас на рынке представлены простые и удобные программные продукты, которые нуждаются в минимальном или даже нулевом администрировании.
• Определение объёмов технической поддержки. Техподдержка со стороны компании-разработчика или её официального дистрибьютора позволяет поддерживать установленную систему в актуальном состоянии и вовремя решать возникающие проблемы.
На сегодняшний день одним из лучших системных решений для автоматизации делопроизводства в образовательных учреждениях является специальное издание Education Service ECM-платформы bb workspace.