Важным условием успешной автоматизации делопроизводства является наличие удобных инструментов, позволяющих перенести существующие файлы и/или бумажные документы в систему электронного документооборота. Разработчики bb workspace позаботились, чтобы функционал программы позволял осуществить этот процесс максимально быстро и просто.

Одним из важных моментов автоматизации делопроизводства является сохранение существующей документальной базы и её перенос в новую программу. Поскольку документом в системе электронного документооборота bb workspace фактически является его файловая версия, речь идёт, в первую очередь об оцифровывании бумажных версий документов или импорте их файлов, если они были ранее созданы.

Инструменты bb workspace для переноса бумажных документов
ECM-платформа bb workspace предоставляет следующие возможности для быстрого наполнения оперативной и архивной базы ранее созданными документами:

• Использование встроенного интерфейса TWAIN, позволяющего сканировать документы с помощью любого сканера.
Для прикрепления сканированной версии документа к учётной карточке достаточно нажать на закладке «Документ» кнопку «Сканировать» и выбрать в появившемся меню формат, в котором следует сохранить файл, после чего с помощью кнопки «Источник» задать устройство сканирования. Программа работает как с потоковыми, так и с планшетными сканерами, поддерживая следующие расширения графических файлов: bmp, jpeg, gif, png, pcx, tiff.

• Любой документ или шаблон, независимо от происхождения, можно добавить в СЭД вручную или автоматически через каталог импорта.
Эта функция становится особенно полезной при необходимости массового импорта файлов после внедрения системы. Автоматическая загрузка документов и шаблонов выполняется в визуальном слое bb tuning путём нажатия кнопок «Загрузить документы» и «Загрузить шаблоны документов», которые становятся доступными только при активной закладке дерева «Типы документов».
Для назначения пути к корню каталога загрузки документов и их шаблонов используется утилита bb config (закладка «Опции», блок «Импорт документов»). При этом каталог загрузки документов и их шаблонов принимается равным уровню «Типы документов». Чтобы загрузка прошла успешно, необходим корректный каталог для импорта, структура которого точно соответствует структуре дерева типов документов программы  bb workspace. Файлы документов для импорта должны находиться в нужных каталогах и иметь расширения, отличные от шаблонов (*.doc, *.xls, *.zip, *.html и т.д.). В качестве шаблонов загружаются файлы с расширениями *.dot, *.xlt.

Успешная загрузка документов завершается автоматическим созданием «Обложки документа» соответствующего типа в bb docflow с текущей датой и данными пользователя, выполнившего загрузку. Сам документ-файл автоматически помещается на закладку «Документ» и не имеет маршрута обработки. Шаблоны документов загружаются в bb tuning на закладку «Шаблон», соответствующую типу документа.

По окончании импорта документов и шаблонов для исключения их повторной загрузки система предложит автоматически удалить загруженные файлы из файлового каталога для загрузки.

Таким образом, использование возможностей СЭД bb workspace позволяет быстро загрузить актуальные документы организации в оперативную базу данных системы и работать с ними как с обычными файл-документами.