При поиске системного решения для автоматизации делопроизводства субъекты СМБ (среднего и малого бизнеса) ориентируются на такие важные критерии, как стоимость программы и её обслуживания, простота и удобство интерфейса, лёгкая настройка и адаптация под потребности бизнеса, возможность использования сотрудниками, работающими в удалённом доступе. Всем этим требованиям в полной мере соответствует «облачный» документооборот.

Часть компаний среднего и малого бизнеса не уверены в необходимости автоматизировать свои бизнес-процессы, опасаясь значительных инвестиций во внедрение СЭД, а также предполагаемой сложности этого процесса. Вместе с тем, для таких субъектов предпринимательской деятельности есть действительно универсальное решение – простой, «лёгкий» и недорогой «облачный» документооборот. Сегодня вместо обмена документами по электронной почте сотрудники компаний СМБ могут использовать все преимущества корпоративной работы в частном «облаке». Для этого достаточно установить ECM-платформу bb workspace, подать из личного кабинета запрос на использование SaaS-технологии и зарегистрировать rdp-ключи для каждого пользователя.

Что такое «облачная» СЭД?
Особенностью облачных технологий является предоставление пользователю компьютерных ресурсов и мощностей компании-разработчика в виде сервиса с удалённым доступом. Фактически клиент получает полноценную систему электронного документооборота, не затрачивая средств на создание специальной инфраструктуры и установку программного обеспечения. Таким образом, у всех специалистов появляется моментальный доступ к рабочим данным из любой точки мира, где есть Интернет.

Преимущества «облачного» документооборота для предприятий малого и среднего бизнеса
Работа в удалённом доступе с bb workspace позволяет субъектам СМБ получить существенную (до 75%) экономию денег и времени, которые затрачиваются на внедрение программы:
• Для работы с программой не нужно модернизировать существующую компьютерную базу и заботится о приобретении промышленной СУБД: весь необходимый софт установлен на серверах компании-разработчика. Работать с СЭД специалист может со своего обычного рабочего компьютера, подключенного к Интернету;
• Об обслуживании серверной инфраструктуры и поддержании bb workspace в актуальном состоянии заботится ЗАО «Дабл Би»;
• Лицензии для работы в «облаке» предоставляются на условиях аренды и стоят дешевле;
• Для корректной обработки файлов даже больших размеров достаточно минимальной пропускной способности сети;
• Сервис отличается высокой защищённостью данных с возможностью размещения информации в зарубежных Data-центрах и её экстренного уничтожения при необходимости.

Стоит отметить, что все указанные преимущества не ограничивают функциональные возможности программы. Как и в обычной версии, «облачный» вариант bb workspace состоит из тех же визуальных слоёв и утилит, которые позволяют полностью автоматизировать все бизнес-процессы: документооборот, бюджетирование, работу с контрагентами и кадрами, формирование отчётов, рассылку SMS-напоминаний по событиям и документам, хранение документации, настройку системы с учётом особенностей деятельности конкретной компании.

Таким образом, облачный вариант bb workspace является такой же многофункциональной ECM-платформой, как и традиционная версия системы, однако при этом более доступен компаниям малого и среднего бизнеса, которые ограничены в средствах на реализацию проектов автоматизации документооборота.