Критерии выбора СЭД для делопроизводства в организации
Поскольку качество делопроизводства в организации оказывает непосредственное влияние на остальные бизнес-процессы и, соответственно, на рентабельность деятельности, внедрение комплексной СЭД bb workspace, которая соответствует всем критериям оптимальной системы для автоматизации документооборота, позволит любой компании, банку или государственному органу улучшить свою работу.
Для каждой организации выбор программного продукта, позволяющего автоматизировать деловые процессы, является очень важным и ответственным решением. Во-первых, внедрение СЭД связано с определёнными финансовыми затратами. А во-вторых, неудачное системное решение может осложнить документооборот, вызвать недовольство сотрудников и руководства. В то же время, качественная и подходящая программа упростит делопроизводство в организации, сделает более прогнозируемыми и оперативными основные бизнес-процессы и позволит улучшить рентабельность хозяйственной деятельности.
Существует ряд критериев, позволяющих подобрать оптимальное системное решение для автоматизации документооборота в любой компании и учреждении.
Соответствие программного продукта профилю деятельности организации и особенностям её деловых процессов
Поскольку организации, относящиеся к разным сферам экономики, имеют определённую специфику деятельности, при поиске системного решения желательно выбирать адаптированную версию программы. Так, например, отечественная компания ЗАО «Дабл Би» (Москва) предлагает три специальных издания комплексной СЭД bb workspace, которые разработаны для коммерческих структур (Corporate Business), финансовых организаций (Bank Business), бюджетных учреждений и органов власти(Government Service).Кроме того, разработчик готов дополнительно внести любые новые функции, обусловленные спецификой работы организации. Для этого достаточно связаться со службой техподдержки или оставить заявку в личном кабинете на сайте компании.
На сегодняшний день даже в небольших организациях стоит автоматизировать не только организационно-распорядительный документооборот, но и остальные процессы, включая бюджетирование, работу с контрагентами и кадрами. Такие возможности предоставляют не обычные СЭД, а специальные ECM-платформы, к категории которых принадлежит bb workspace.
Удобный интерфейс и простая архитектура
Не секрет, что сотрудники любой организации имеют разный уровень пользовательской подготовки. Поэтому идеальный программный продукт должен иметь интуитивно понятный интерфейс, удобную архитектуру, простое администрирование.
Программа bb workspace имеет человеко-ориентированную архитектуру, позволяющую пользователю с невысоким базовым уровнем подготовки быстро овладеть навыками работы в системе. Всю необходимую информацию о правилах работы в системе персонал организации может получить из файла справки и обучающих роликов.
Наличие большого количества шаблонов, удобные способы создания и маршрутизации документов, технология встроенного сканирования, совместимость с пакетом офисных программ и 1С: Бухгалтерией, возможность импорта уже готовых документов делают bb workspace незаменимым решением для быстрого внедрения в любой организации.
Доказанная экономическая выгодность продукта
Как и любое бизнес-решение, идея автоматизации документооборота должна быть экономически обоснованной и рентабельной. Именно поэтому перед приобретением продукта стоит оценить предполагаемые вложения и возможную отдачу. Солидные разработчики программного обеспечения тщательно следят за результатами внедрения своих программ в организациях-клиентах и обеспечивают открытый доступ к такой информации.
На сайте ЗАО «Дабл Би» приведены конкретные данные об эффективности системы bb workspace, позволяющей уже через полгода после внедрения получить отдачу от автоматизации документооборота (http://www.bbsoftware.ru/index.php).
|
 |
|
