Секретари и делопроизводители многих компаний-пользователей системы bb workspace отмечают существенное улучшение внутренней работы с документами и повышение качества коммуникаций внутри организации и с контрагентами.

Основными преимуществами внедрения СЭД bb workspace секретари и делопроизводители предприятий называют:

• Облегчение учёта, контроля и архивирования документации благодаря настройке автонумерации документов в соответствии с корпоративным стандартом и связи между входящими и исходящими письмами;

• Упрощение работы с документами за счёт использования готовых шаблонов, максимальной интеграции с пакетом Microsoft Office, возможности быстрого импорта/экспорта документов и их отправки в почтовую программу, продуманной маршрутизации, сводящим к минимуму временные затраты на подготовку документации и делающим этот процесс простым и понятным;

• Возможность чёткого контроля со стороны начальников отделов за выполнением сотрудниками подразделений задач, делегированных руководителем на основе входящих писем, и работой с документами по поручениям;

• Более качественная подготовка совещаний, простой и быстрый механизм приглашения их участников, удобство ведения протокола;

• Уменьшение нарушений сроков подготовки документов по поручениям за счёт отсылки исполнителям по e-mail и SMS напоминаний о необходимости завершения работы с тем или иным документом, создания системой отчётов про просроченным документам и задачам, связанным с ними;

• Упрощение и автоматизация кадровой документации, подготовки распоряжений и приказов;

• Сокращение времени на поиск информации по любому из документов, позволяющее более быстро и качественно выполнять поручения руководителя.

В целом же, по мнению секретарей и делопроизводителей, использование системы bb workspace поднимает делопроизводство на новый уровень, делает документооборот удобным и понятным для сотрудников предприятий любого масштаба.