Хотя представление о системе электронного документооборота как об одном из инструментов упорядочения документов организации является достаточно упрощенным, именно непродуманность работы с документацией часто является главной проблемой при внедрении СЭД. Ведь электронный документооборот – это не просто программное обеспечение, а, в первую очередь, культура работы с документами.

Если попытаться автоматизировать существующую в организации систему работы с документацией, не внося в нее какие-либо изменения, можно получить неструктурированную «свалку» документов, в которой сложно быстро отыскать необходимую информацию. Причин подобной ситуации несколько:

• существует несколько папок для хранения одного и того же документа, при этом сложно определить, какая из версий является актуальной;
• в справочнике категорий может оказаться множество папок с неинформативными названиями: «прочие», «разные», «архив – не удалять!!!», «Проекты», «Проекты разное» и т.п.;
• отсутствует понятная система прав доступа, что иногда приводит к ситуациям, когда доступ к важным документам получает новичок из центрального офиса, а работники удаленных подразделений ограничены в праве доступа и, следовательно, или вообще не используют СЭД, или начинают внедрять какие-то свои системы;

Итогом подобной ситуации может оказаться удлинение сроков прохождения документов по инстанциям, пропуск контрольных сроков, потеря важной для работы с клиентом информации. И, конечно же, все это не может не сказаться на деловой репутации организации.

Поэтому внедрение электронного документооборота предусматривает, в первую очередь, новую этику работы с документами, а также предварительную работу, которую схематически можно представить в виде ряда последовательных этапов:

• структуризация работы с документацией: выделение типов документов (категоризация) и формулирование процессов (правил работы) с основными категориями документации;
• создание центра по администрированию СЭД;
• структурирование архивов и справочников;
• настройка прав доступа, процессов, маршрутов движения;
• инвентаризация существующих документов и их загрузка в систему электронного документооборота;
• издание приказа о внедрении СЭД
• обучение специалистов компании – пользователей СЭД.

Благодаря такому достаточно простому подходу процесс внедрения СЭД можно сделать более эффективным и логичным, а саму систему электронного документооборота превратить в инструмент управления бизнесом.