Использование системы электронного документооборота позволяет не только упорядочить работу с информацией, но и оптимизировать ключевые бизнес-процессы организации. Рассмотрим детальнее, каким образом применение СЭД повышает продуктивность отдельных операционных структур предприятия.

• В бухгалтерии можно сделать более продуктивной стандартную обработку заказов от потребителей и накладных. Получив покупательский заказ, накладную или упаковочный бланк, сотрудник бухгалтерии может сразу же его отсканировать, что значительно уменьшает риск ошибок, возникающих при ручной обработке, а также обеспечивает удобный способ извлечения информации. При этом взаимосвязанные документы снабжаются перекрестными ссылками, а использование компьютеризированной, иерархической системы выдачи продукции повышает эффективность и предоставляет возможность скидок при совершении досрочных платежей.
• Отдел по работе с контрагентами, используя СЭД, ускоряет процесс и повышает точность обработки документов, полученных от клиентов или поставщиков (письменных запросов, требований, дополнений к договорам и т.п.). Работа с электронными документами и создание их единой базы позволяет оперативно принимать решения и сохраняет время как организации, так и ее контрагента.
• Благодаря использованию СЭД в отделе кадров, уменьшается объём бумажной документации и форм, заполняемых при трудоустройстве. Электронные документы (резюме, учетные карточки и пр.) можно использовать для поиска, сортировки, контроля за выполнением сложных и постоянных задач (управлением сертификацией, лицензированием, тестированием), а также их автоматизации с рассылкой уведомлений авторизированным пользователям.
• Отлаженная работа с информацией позволяет юридической службе уменьшить временные затраты на юридический анализ и составление документов. При этом сотрудники могут пользоваться совместным доступом к документам, а использование электронного документооборота автоматизирует работу со стандартными контрактами. При подготовке к судебным процессам важным преимуществом СЭД является возможность архивации электронной переписки.

Однако для достижения оптимизации бизнес-процессов необходимо использовать комплексные СЭД, подобные bb workspace от ЗАО «Дабл Би», функциональные способности которых позволяют интегрировать информацию, используемую разными структурными подразделениями организации.