Достаточно часто, даже решив осуществить автоматизацию документооборота на своём предприятии, руководитель недооценивает роль необходимых организационных изменений. Важно понять, что внедрение комплексной сэд – не модное новшество и не техническая мелочь, а реальный инструмент, способный помочь в правильном принятии решений. Недостаточная проработка организационных моментов автоматизации документооборота способствует затягиванию процесса нововведений на длительное время.

По мнению большинства экспертов, организационный аспект внедрения сэд предусматривает разработку и утверждение принципов документационного обеспечения работы организации, составление плана по внедрению системы электронного документооборота (сэд), назначение руководителя проекта и создание рабочей группы по реализации нововведений.

Во избежание возможных проблем следует чётко определить конечные цели проекта. Чаще всего от внедрения сэд ожидают сокращения непроизводительных потерь рабочего времени персонала, повышения эффективности документооборота, автоматизации и упорядочения всех этапов подготовки документов. Поэтому перед внедрением сэд следует совершить следующие шаги:

• вместе с представителями компании-разработчика комплексной сэд внимательно изучить существующую на предприятии систему документооборота, выявить её слабые места, определить бизнес-процессы, подлежащие автоматизации

• определиться, какую именно сэд вы будете внедрять. При выборе системы автоматизированного документооборота важно изучить её функциональные возможности и их соответствие потребностям организации. Так, например, одним из оптимальных решений может стать программное обеспечение bb workspace, разработанное ЗАО «Дабл Би». Эта сэд позволять интегрировать нефинансовое и финансовое делопроизводство, работу с контрагентами и персоналом

• разработать план внедрения сэд – желательно, чтобы переход к электронному документообороту был постепенным

• определить работников, ответственных за реализацию проекта

• важным компонентом успешного внедрения сэд может стать пилотный проект. На этом этапе проще выявить возможные проблемы при внедрении сэд, чтобы устранить их до осуществления изменений в полном объёме

• разработать внутрикорпоративные документы для регламентирования процессов документооборота и ознакомить с ними всех сотрудников, рабочие места которых будут автоматизированы.

Благодаря последовательной реализации продуманного плана ваша организация может совершить быстрый и комфортный переход к автоматизированному делопроизводству.