Оптимизируем делопроизводство
Сегодня всё большее количество предприятий и организаций решают распрощаться с несметным количеством бумаг, занимающих стеллажи, шкафы, сейфы и создающих непрерывный поток документации. Причина проста – бумажный документооборот имеет множество недостатков:
- значительные материальные затраты (бумага, расходные материалы для печатающих устройств);
- наличие человеческого фактора (случайная ошибка в переадресации документа или его маркировке приводит к нарушению сроков выполнения серьёзных заданий и проектов);
- возможность потери документа;
- переполненность офисного пространства папками, подшивками, архивами.
В итоге: задержки в принятии управленческих решений, несвоевременно выполненные задания, недовольные контрагенты, проблемы с контролирующими органами и, как следствие, недополученные экономические выгоды. Выходом станет оптимизация делопроизводства.
Конечно, можно проанализировать прохождение документации, провести обучение персонала, в конце концов, создать или расширить соответствующий отдел. Но в большинстве случаев эти меры оказываются временными.
Правильнее использовать современные технические возможности и внедрить электронный документооборот – единый процесс обработки электронных документов, реализующий «безбумажное делопроизводство». При этом оптимальным выбором станет готовое решение – комплексная система документооборота, например, bb workspace. Система состоит из функциональных блоков, один из которых (bb docflow) помогает в организации внутреннего нефинансового электронного документооборота, включающего приказы, поручения, служебные записки, резолюции, договора и т.д.
Конечно, можно проанализировать прохождение документации, провести обучение персонала, в конце концов, создать или расширить соответствующий отдел. Но в большинстве случаев эти меры оказываются временными.
Правильнее использовать современные технические возможности и внедрить электронный документооборот – единый процесс обработки электронных документов, реализующий «безбумажное делопроизводство». При этом оптимальным выбором станет готовое решение – комплексная система документооборота, например, bb workspace. Система состоит из функциональных блоков, один из которых (bb docflow) помогает в организации внутреннего нефинансового электронного документооборота, включающего приказы, поручения, служебные записки, резолюции, договора и т.д.
Явными преимуществами bb docflow являются:
- минимальные сроки создания и регистрации документов (наличие типовых и пользовательских шаблонов на все случаи жизни, автозаполнение реквизитов получателя и отправителя);
- «прозрачное» прохождение документов по инстанциям на всех этапах подготовки и согласования;
- быстрый поиск с учётом разной категории запросов;
- контроль сроков исполнения и состояния готовности документов;
- простая и понятная «форма» документа (наличие его «обложки» или «карточки» с базовой информацией по заданию или документу и его маршрутизацией).
Оценив результаты внедрения bb workspace, вы заметите, что вложенные в неё средства окупятся повышением общей продуктивности организации, уменьшением материальных затрат на бумажное делопроизводство и лучшим выполнением договорных обязательств. Такие экономические выгоды наверняка порадуют любого руководителя.
<< назад
|
 |
|
