Специфика работы государственных учреждений определяется сложной структурой и обширным документооборотом, который можно разделить на внешний (входящая и исходящая переписка) и внутренний, включающий в себя приказы, служебные записки и документы, связанные с планированием работы сотрудников, а также ряд других типов документов. Фактически, особенностью таких учреждений является необходимость подтверждения каждого «шага» соответствующим документом.

Объем документооборота можно оценить, если просто проанализировать, количество бумаги, которую учреждение расходует, например, в течение месяца, а если учесть еще и затраты на расходные материалы к печатающей и множительной технике, получится довольно значительная сумма.

Стоит учитывать и то, сколько времени тратиться на подготовку таких документов, их согласование с непосредственным руководителем, передача на подпись руководителю учреждения и ознакомление с документом всех сотрудников, которых он касается. В современных условиях, когда ставятся задачи повышения эффективности работы госучреждений и снижению расходов на их содержание, не обойтись без перевода документооборота в электронную форму.

На сегодняшний день существует довольно много таких систем, однако, в большинстве случаев работать с ними довольно сложно, их структура сложна и запутана. Как правило, при попытке внедрения таких систем возникают трудности с обучением персонала и на этом такое внедрение заканчивается. Отличие системы электронного документооборота bb workspace, которая разработана компанией «Дабл Би», от подобных, «трудно усваиваемых» систем автоматизации, заключается в простоте и функциональности интерфейса программы и наличию всех необходимых функций для организации электронного документооборота.

При этом, программа состоит из логически выделенных визуальных слоев, три из которых (bb docflow – слой, в котором выполняется основная часть работы с документами, bb crm - справочная информация о контактах организации, bb staff – справочный слой, который содержит личные дела сотрудников и информацию об организационной структуре учреждения). Четвертый слой bb budget предназначен для контроля над финансовой дисциплиной с тесной привязкой к документообороту, его использование позволит держать под контролем каждую копейку, что весьма актуально в госучреждениях.

Создание, поиск и прохождение документов между сотрудниками с помощью этой системы не только значительно сэкономит время, но и повысит качество подготовленных документов. Этому будут способствовать встроенные в программу шаблоны, в которых автоматически заполняются все необходимые реквизиты, в том числе и реквизиты получателя документа.

Система построена на основе современных клиент-серверных технологий, включая возможность работы через Интеренет, что обеспечивает удобство работы, надежную сохранность документов, высокую степень защиты информации и удобство администрирования прав пользователей.