К тому же, структура госучреждений и путь, по которому проходит, например, обращение частного лица, равно как и любой другой входящий документ, довольно сложный. Сначала документ регистрируется секретарем или целой службой, занимающейся обработкой входящих и исходящих документов, а также контролем над их исполнением. Затем, как правило, раз в день, они передаются руководителю на ознакомление, руководитель ставит на документе резолюцию и назначает исполнителя, как правило, одного из своих заместителей, который курирует определенный участок работы. Далее, исполнение документа возлагается на руководителя структурного подразделения и только после этого назначается конкретный исполнитель или исполнители. Время, от момента регистрации документа до того момента, как его увидит исполнитель, составляет 2-3 дня, как минимум. А ведь каждый документ требует строгого соблюдения сроков его исполнения, за которыми, при такой организации работы, вручную уследить очень трудно.

Внедрение системы bb workspace для организации электронного документооборота позволит не только ускорить процесс прохождения документов, но и обеспечит полный контроль над их исполнением. Схема работы в системе bb workspace и ее визуальным слоем bb docflow довольно проста. Входящий документ сканируется секретарем и прикрепляется к карточке документа в системе с установкой контрольной даты, до которой необходимо подготовить ответ, после чего, моментально попадает на резолюцию к руководителю. Вполне естественно, что руководитель выберет исполнителя, не дожидаясь, пока таких документов скопиться целая гора. Как только он это сделает, документ моментально станет доступен исполнителю, при этом, вышеописанный путь до непосредственного исполнителя или исполнителей документ может пройти за минуты. С помощью системы bb workspace  можно осуществлять полный контроль за тем, у кого и на какой стадии готовности находиться каждый конкретный документ и вариант задержки исполнения практически исключен, во всяком случае задержка точно не будет связана с тем, что о документе просто забыли или потеряли. К тому же система bb workspace позволяет выполнять хранение документов, их поиск, имеет возможность автоматизированной подготовки документов разных типов с помощью готовых шаблонов с подстановкой всех необходимых постоянных реквизитов и многое другое.

Особо стоит отметить и простоту внедрения этой системы  – благодаря грамотно разработанному интерфейсу, работу с системой может освоить пользователь компьютера любого уровня подготовки, что довольно актуально для государственных учреждений.