Долгие годы в России абсолютно весь документооборот был бумажным. С новой эрой развития IT- технологий стали появляется некие электронные программы, позволяющие относительно автоматизировать ручной труд по ведению документооборота и он стал входить в смешанную фазу. Процесс был запущен: коммерческая деятельность стала использовать электронный документооборот. До сегодняшнего дня электронный документооборот в основном ограничивался автоматизацией процесса подготовки, согласования, исполнения документа, по сути, там, где движение жизненного цикла только начинается. С разработкой нового продукта bb workspace в СЭД «жизненный цикл» документа полностью стал электронно - автоматическим.
Многие квалифицированные специалисты старой закалки воскликнут: а зачем нам систему электронного документооборота внедрять в делопроизводство организации, если бумажная документация надежно сохраняет все данные, все расположено по папочкам, не требует переподготовки специалистов… С одной стороны «да», но, сколько необходимо затратить времени на написание в ручную документов, поиск нужного клиента, регистрации и распределение «бумажек» по созданным кожаным файлам, и это не полный перечень тех действий, которые выполняют сотрудники имеющие «бумажное делопроизводство». А при наступлении периода отчетности? Сколько времени требуется на выполнение подготовки соответствующей документации и создание отчета по требуемому стандарту? Использование СЭД позволяет сократить временные, финансовые затраты делопроизводства в значительном объеме. Стало значительно проще выполнять, используя СЭД такие задачи как:
- своевременная обработка всех требуемых документов,
- осуществление контроля над качеством выполняемой работы на всех стадиях движения документа,
- отслеживание местонахождения документов на любой стадии,
- контроль выполнения задач.
Помимо этого, выполнение некоторых действий требующих от сотрудников внимательности стало возможным делать автоматически:
-
пересылка документов, уведомлений,
-
сохранение и контроль над документами,
-
связь между сотрудниками как внутри организации, так и с компаньонами.
Вывод: использование системы bb workspace, которая позволяет грамотно сочетать в себе ведение документооборота в делопроизводстве традиционным способом с электронным, способна любую организацию возвести на новый уровень по организации и систематизированию внутренней деятельности, что соответственно ведет за собой увеличение прибыли. А не к этому ли стремится каждый руководитель?
<< назад
|
 |
|
