Организация электронного документооборота обладает неоспоримыми преимуществами по сравнению с традиционным, бумажным его вариантом. Применение систем такого документооборота повышает эффективность работы любого предприятия или организации, дисциплинирует кадры, обязанностью которых является своевременное реагирование на поступление документов определенного типа и дает абсолютный контроль над состоянием исполнения тех или иных документов.
Кроме того, исключается человеческий фактор из системы контроля над соблюдением сроков исполнения документов. Однако, не все системы, которые на сегодняшний день присутствуют на рынке такого программного обеспечения, дают возможность быстрого их внедрения в производственный процесс. Вот несколько основных требований, которым должна удовлетворять такая система:
-
Отображение информации о состоянии исполнения документов в реальном времени
-
Защита оригиналов документов от несанкционированного изменения
-
Соблюдение принципа подчиненности исполнителей с возможностью гибкой настройки структуры предприятия или организации
-
Масштабируемость системы, то есть, возможность подключения к работе с ней любого количества пользователей при минимальных финансовых затратах на оборудование
-
Обеспечение сохранности данных
-
Простота в обучении и удобство повседневной работы с системой
Стоит отметить, что одной из систем электронного документооборота, которая максимально удовлетворяет этим требованиям, является программный продукт компании "Дабл Би" – система bb workspace.
Система bb workspace интегрировала в своем составе возможность работы по четырем основным направлениям деятельности предприятия – это работа с документами общего характера, работа с финансовыми документами, ведение картотеки контактов предприятия и картотеки сотрудников. Все эти, так называемые, визуальные слои системы тесно связаны друг с другом, что позволяет выполнять обработку и подготовку документов с минимальными затратами на механические операции, такие как, подстановка реквизитов, адресных данных и другой постоянной и условно постоянной информации.
Помимо того, что электронная система документооборота реализует все требование, которые были изложены выше, особо отметить стоит реализацию клиентского интерфейса программы bb workspace, который выполнен максимально просто и, при этом, обладает всеми необходимыми возможностями. Все это делает эту bb workspace программу одной из самых передовых разработок для решения задачи автоматизации документооборота на предприятиях и организациях любого типа и масштаба.
<< назад
