Нюансы управления документами в СЭД и ECM

Большинство российских документоведов до сих пор консервативны в понимании сути документов. В их представлении бумажный и электронный документы практически одинаковы. Более того! Часто электронная версия воспринимается как продолжение или обычный заменитель печатного документа.
В какой-то мере применительно к организационно-распорядительной и справочно-аналитической документации это оправдано, и поэтому работа с документами в СЭД очень напоминает классическое делопроизводство. Однако использование современных ECM-платформ делает электронные документы намного более функциональным и «живым» деловым инструментом.

Отличия между работой с документами в ECM и СЭД

Организация документооборота в классической СЭД и многофункциональной ECM основана на совершенно разных философии и подходе к автоматизации делопроизводства.
Фактически обычные СЭД оперируют даже не с самими документами, а с их регистрационными карточками, в то время как документ при этом вполне может оставаться бумажным. СЭД «считает» документом только тот носитель информации, который в ней зарегистрирован и, соответственно, оформлен по регламентированным правилам. Такая система работает не столько со смыслом и содержанием, сколько с формальными атрибутами.
В то же время, ECM-платформа позволяет управлять неструктурированным корпоративным контентом, представленным не только классической управленческой, но и другой деловой информацией — задачами, бюджетными лимитами, заявками на финансирование, карточками клиентов и сотрудников, отчётами, шаблонами и т.д. и т.п. То есть для ECM-платформа «важны» не только атрибуты, целостность, истинность документов, но и их смысловое содержание.
Преимущество работы в ECM — тесная взаимосвязь документов разных оболочек (визуальных слоёв), предназначенных для решения отдельных задач. В результате комплексной работы с любым документом (документами) существенно ускоряются основные бизнес-процессы, а руководство получает в распоряжение наиболее свежую и объективную информацию о состоянии дел в организации.
И, наконец, ещё одна важная особенность ECM-платформ — внедрение инновационных форм работы с документами. Так, например, в отечественной мультифункциональной системе bb workspace (разработчик — ЗАО «Дабл Би», Москва) реализована возможность ведения делопроизводства в удалённом доступе (частном облаке) и предусмотрены удобные инструменты для обработки документации непосредственно в почтовом агенте.
Хотя работа с неструктурированной информацией является намного более сложной, чем с обычными регистрационными карточками, именно такой подход к делопроизводству гармонизирует управление предприятием и позволяет оперативно принимать грамотные и своевременные управленческие решения.