Работа с входящей, исходящей и внутренней корреспонденцией в СЭД
Использование удобных инструментов обработки входящей, исходящей и внутренней корреспонденции СЭД bb workspace обеспечивают эффективную организацию документооборота, позволяет сократить сроки обработки документации и повысить исполнительскую дисциплину.
Поскольку системы электронного документооборота, в первую очередь, предназначены для автоматизации традиционного делопроизводства, они должны быть максимально адаптированы для работы с любыми видами корреспонденции, обеспечивающей хозяйственную деятельность организации и её связи с внешним миром. На сегодняшний день один из лучших функционалов для работы с различными типами документов имеет ECM-платформа bb workspace, разработанная отечественной компанией ЗАО «Дабл Би».
Работа с корреспонденцией в программе bb workspace
Основным визуальным слоем для работы с документами внутреннего документооборота, исходящей и входящей корреспонденцией в СЭД bb workspace являетсяbb docflow. При этом благодаря использованию сквозной технологии обработки информации, реализованной в системе, он тесно взаимосвязан с другими оболочками программы.
Работа с различными типами корреспонденции состоит из нескольких этапов:
• Настройка программы под потребности организации.
Выполняется с помощью инструментов визуального слоя bb tuning. Для этого пользователь с соответствующими административными правами настраивает дерево типов документов путём создания в нём раздела «Корреспонденция» с необходимым количеством детализированных ветвей.
В этом же слое настраиваются шаблоны листов согласований и рассылки, типовых документов исходящей и внутренней корреспонденции, маршруты обработки документов, типовые резолюции.
• Создание учётных карточек корреспонденции.
Учётные карточки документов внешней и внутренней корреспонденции создаются в визуальном слое bb docflow. При этом инициатор создания документа заполняет обложку учётной карточки, а затем размещает файл-документ корреспонденции на её закладке «Документ». Номер документа любого типа присваивается автоматически в соответствии с настройками системы.
В большинстве случаев файлы документов исходящей и внутренней корреспонденции создаются в программах MS Word и MS Excel или прикрепляются, а документы входящей корреспонденции прикрепляются или сканируются.
На закладке «Файлы» учётной карточки корреспонденции могут быть размещены путём создания, прикрепления или сканирования любые другие документы, которые необходимы для подготовки ответа или решения. При необходимости документ через закладку «Участие» «связывается» с контрагентами, имеющими к нему отношение из слоя bb crm, и участниками из слоя bb staff, имеющими отношение к документу без права доступа, через закладку «Связи» - с другими документами, через закладку «Задачи» - с соответствующими задачами и через закладку «Бюджет» - с заявками из слоя bb budget.
• Обработка документов корреспонденции.
После создания документ проходит различные этапы согласования в соответствии с маршрутом обработки его учётной карточки.
Документы проходят ряд стадий обработки: «Отклонено», «На составлении», «На подписи», «В действии» и «В архиве». Учётная карточка переводится из состояния в состояние на карточке «Обложка», может иметь несколько циклов обработки и быть отклонённой из любого состояния. На её закладке «События» протоколируется информация о работе с документом, также на этой закладке пользователи могут оставлять свои комментарии.
• Контроль за обработкой корреспонденции.
Существует несколько возможностей оперативного контроля работы с корреспонденцией: просмотр карточки определённого документа, использование фильтров, поиска и разреза «Состояния». Кроме того, с помощью утилиты bb report можно сформировать ряд регламентированных отчётов по работе с корреспонденцией: отчёты по просроченным документам и связанными с ним задачами, просроченным документам по подписи, обращениям граждан (издание Government Service), а также оценить затраты времени на регистрацию документов.
Таким образом, реализованная в bb workspace поэтапная обработка любой корреспонденции и оперативный контроль обеспечивают быстрое прохождение любого документа и высокую исполнительскую дисциплину.
|
 |
|
