Евразийский банк развития создан в соответствии с международным Соглашением об учреждении Евразийского банка развития от 12.01.2006 между Российской Федерацией и Республикой Казахстан. Банк призван стать консолидирующим элементом финансовой инфраструктуры и катализатором углубления интеграционных процессов на территории государств-участников: России, Казахстана, Армении, Таджикистана, Беларуси.
Решение об автоматизации делопроизводства в ЕАБР принято с первых дней работы Банка. В соответствии с ИТ-стратегией Банка, ориентированной на комплексную автоматизацию деловых процессов и полную автоматизацию документооборота, Управление информационных технологий ЕАБР провело выбор системы электронного документооборота (СЭД) из более чем 20 предложений, представленных разработчиками из различных стран мира. По итогам анализа на соответствие представленных СЭД требованиям Банка, в 2006 году было принято решение о внедрении Системы эффективного управления bb workspace от российской компании ЗАО "Дабл Би".
Первичная настройка системы производилась совместно сотрудниками компании ЗАО "Дабл Би" в удаленном режиме из Москвы и сотрудником ЕАБР в Алматы. В течение двух недель система была установлена, настроена и переведена в опытно-промышленную эксплуатацию. В рамках этого проекта были:
-
проведены работы по настройке в системе bb workspace структуры ЕАБР;
-
сформирована номенклатура типов электронных версий документов;
-
настроены шаблоны и маршруты для первой очереди документов: входящей и исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений, заявок - всех основных типов документов внутреннего делопроизводства Банка;
-
оказана помощь в разработке инструкции по делопроизводству в ЕАБР с учетом принципов оперативности и целостности электронного и бумажного документооборота.
В настоящее время основной документооборот ЕАБР проходит в системе bb workspace в электронном виде. При необходимости получения документа на бумажном носителе он распечатывается из системы и подписывается - в основном это делается для внешней переписки с контрагентами Банка. В Системе работает более 90% всех сотрудников Банка, находящихся в разных странах мира. Для этого используются система удаленной работы и электронно-цифровая подпись.
В системе bb workspace настроено более 100 различных маршрутов для разных типов документов, в том числе:
-
создание, согласование договоров по разным направлениям деятельности;
-
распоряжения, приказы, заявки, касающиеся всех направлений деятельности Банка;
-
процесс оценки и аттестации сотрудников;
-
процессы отпусков и командировок сотрудников;
-
финансовый документооборот для оплаты счетов;
Система bb workspace позволяет при необходимости отправлять:
-
документы в почтовую программу;
-
реестры документов, списки с данными сотрудников в Excel.
Для удобства созданы отчеты, в том числе:
-
по просроченным документам и связанными с ним задачами;
-
по просроченным заявкам;
-
по правам пользователей и т.д.
За четыре года использования комплексной СЭД реализовано множество индивидуальных доработок под требования Банка, постоянно оказывалась техническая поддержка со стороны разработчика. При этом число автоматизированных рабочих мест увеличилось с 100 до 250 пользователей.
В целом система bb workspace отвечает требованиям современного ведения бизнеса и управления бизнес-процессами. Большим плюсом является её способность постоянно совершенствоваться, а также интегрироваться с известными офисными программами. Систему также отличают надежность и простота в использовании, не требующая от пользователя особых навыков владения компьютером.
.jpg)
(1).jpg)
|
 |
|
