Данное сравнение производилось на основании средних затрат времени на управление и документооборот в организации, использующей 50 автоматизированных рабочих мест. При увеличении количества рабочих мест, эффективность от использования Системы bb workspace увеличивается с геометрической прогрессией.
Сравнение времени затрат на управление и документооборот до и после внедрения
Системы эффективного управления bb workspace
Выполняемое действие | Время выполнения до внедрения, часов | Время выполнения после внедрения, часов | Количество повторений в месяц | Количество задействованных сотрудников, человек | Итого времени до внедрения, чел/часов | Итого времени после внедрения, чел/часов |
Взаимодействие сотрудников друг с другом | 0,05 | 0,01 | 200 | 50 | 50 | 10 |
Получение всей информации по клиенту | 0,5 | 0,02 | 50 | 3 | 75 | 3 |
Регистрация внешний корреспонденции | 0,05 | 0,02 | 400 | 2 | 40 | 16 |
Регистрация внутренних документов | 0,05 | 0,02 | 300 | 1 | 15 | 0 |
Подготовка типовых документов | 2 | 1 | 10 | 15 | 300 | 150 |
Подготовка регламентированных отчетов и реестров | 0,5 | 0,05 | 10 | 2 | 10 | 1 |
Согласование документов и задач | 3 | 0,25 | 20 | 5 | 300 | 25 |
Ознакомление с документами и задачами | 0,5 | 0,1 | 10 | 50 | 250 | 50 |
Уведомления и напоминания о сроках исполнения документов и задач | 0,2 | 0,01 | 300 | 5 | 300 | 15 |
Формирование и согласование бюджета | 5 | 1 | 1 | 10 | 50 | 10 |
Сканирование бумажных документов с последующей каталогизацией | 0,05 | 0,01 | 300 | 1 | 15 | 3 |
Поиск документов по известным атрибутам | 0,2 | 0,01 | 20 | 50 | 200 | 1 |
Поиск документов с неизвестными атрибутами (по тексту содержимого) | 2 | 0,01 | 2 | 50 | 200 | 1 |
Размножение документов на бумажных носителях | 0,01 | 0 | 1000 | 2 | 20 | 0 |
Затраты времени на обслуживание копировально-множительной техники | 1 | 0,2 | 5 | 1 | 5 | 1 |
ИТОГО: | 1830* | 286** |
* 1830 человек/часов. Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно тратит по технологии работы с бумажными документами ~1,9 часа, т.е. порядка двух часов.
** 286 человек/часа.Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно затрачивает по технологии работы с электронными документами ~0,3 часа, т.е. не более 20 минут. Разница с бумажной технологий работы составляет более, чем в 6 раз.
Умножив полученное значение на среднюю стоимость человек/часа в каждой конкретной организации, можно получить в денежном выражении значение эффективности внедрения Системы bb workspace
Кроме того, так же можно ещё учесть стоимость расходных материалов (бумага, картриджи для принтера и ксерокса), которые более активно расходуются при использовании бумажных технологий работы.
Система эффективного управления bb workspace помогает значительно сократить издержки управления и делопроизводства, позволив направить высвобожденные ресурсы и средства на дальнейшее развитие Вашей организации.
|
|
В большинстве случаев прибыльная работа любой компании зависит от того, насколько прозрачными и понятными для руководителя будут бюджетные процессы. Поскольку информация стандартных бухгалтерских программ не адаптирована для выполнения полноценного анализа, лучшим вариантом получения достоверных данных в режиме реального времени станет внедрение СЭД bb workspace.
Одним из важных компонентов СЭД bb workspace является визуальный слой (оболочка) bb budget, позволяющий контролировать исполнение бюджета: вести финансовый документооборот (формировать лимиты и заявки) с разной степенью детализации в рамках всей организации или её отдельных подразделений.
Подобный подход, основанный на связи между конкретными доходными и расходными статьями, обеспечивает объективную оценку финансового результата работы подразделения/проекта в зависимости от доступных ему бюджетных ресурсов.
Очевидными преимуществами внедрения СЭД с функцией бюджетирования являются:
• Возможность разработки, настройки и использования структуры бюджета с максимальным учётом специфики работы;
• Простое и быстрое планирование бюджета постатейно, отдельными разделами и в целом: например, один из крупных пользователей bb workspace смог согласовать годовой бюджет всего за неделю несмотря на большое количество итераций при исправлении плановых показателей;
• Оптимизация рабочего времени сотрудников: для закупки необходимых материалов достаточно подать заявку в программе, при этом сразу же становится видно, предусмотрены ли в бюджете средства на её выполнение;
• Удобный контроль выполнения обязательств по долговременным договорам: все платежи по таким контрактам легко согласовываются и, к тому же, существует возможность проследить, на какой стадии они находятся;
• Оценка эффективности работы сотрудников по планированию и выполнению бюджета с контролем остатков по отдельным статьям;
• Возможность всестороннего рассмотрения бюджета с быстрым и полноценным анализом финансовой информации в разрезе подразделений, проектов, конкретных статей и контрагентов;
• Удобная система замещения согласующего сотрудника;• Автоматические напоминания о необходимости подписания каких-либо документов с помощью сообщения по электронной почте или через SMS;
• Экономия бумаги и расходным материалов для печати.
Другие полезные статьи от bb software