Данное сравнение производилось на основании средних затрат времени на управление и документооборот в организации, использующей 50 автоматизированных рабочих мест. При увеличении количества рабочих мест, эффективность от использования Системы bb workspace увеличивается с геометрической прогрессией.
Сравнение времени затрат на управление и документооборот до и после внедрения
Системы эффективного управления bb workspace
Выполняемое действие | Время выполнения до внедрения, часов | Время выполнения после внедрения, часов | Количество повторений в месяц | Количество задействованных сотрудников, человек | Итого времени до внедрения, чел/часов | Итого времени после внедрения, чел/часов |
Взаимодействие сотрудников друг с другом | 0,05 | 0,01 | 200 | 50 | 50 | 10 |
Получение всей информации по клиенту | 0,5 | 0,02 | 50 | 3 | 75 | 3 |
Регистрация внешний корреспонденции | 0,05 | 0,02 | 400 | 2 | 40 | 16 |
Регистрация внутренних документов | 0,05 | 0,02 | 300 | 1 | 15 | 0 |
Подготовка типовых документов | 2 | 1 | 10 | 15 | 300 | 150 |
Подготовка регламентированных отчетов и реестров | 0,5 | 0,05 | 10 | 2 | 10 | 1 |
Согласование документов и задач | 3 | 0,25 | 20 | 5 | 300 | 25 |
Ознакомление с документами и задачами | 0,5 | 0,1 | 10 | 50 | 250 | 50 |
Уведомления и напоминания о сроках исполнения документов и задач | 0,2 | 0,01 | 300 | 5 | 300 | 15 |
Формирование и согласование бюджета | 5 | 1 | 1 | 10 | 50 | 10 |
Сканирование бумажных документов с последующей каталогизацией | 0,05 | 0,01 | 300 | 1 | 15 | 3 |
Поиск документов по известным атрибутам | 0,2 | 0,01 | 20 | 50 | 200 | 1 |
Поиск документов с неизвестными атрибутами (по тексту содержимого) | 2 | 0,01 | 2 | 50 | 200 | 1 |
Размножение документов на бумажных носителях | 0,01 | 0 | 1000 | 2 | 20 | 0 |
Затраты времени на обслуживание копировально-множительной техники | 1 | 0,2 | 5 | 1 | 5 | 1 |
ИТОГО: | 1830* | 286** |
* 1830 человек/часов. Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно тратит по технологии работы с бумажными документами ~1,9 часа, т.е. порядка двух часов.
** 286 человек/часа.Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно затрачивает по технологии работы с электронными документами ~0,3 часа, т.е. не более 20 минут. Разница с бумажной технологий работы составляет более, чем в 6 раз.
Умножив полученное значение на среднюю стоимость человек/часа в каждой конкретной организации, можно получить в денежном выражении значение эффективности внедрения Системы bb workspace
Кроме того, так же можно ещё учесть стоимость расходных материалов (бумага, картриджи для принтера и ксерокса), которые более активно расходуются при использовании бумажных технологий работы.
Система эффективного управления bb workspace помогает значительно сократить издержки управления и делопроизводства, позволив направить высвобожденные ресурсы и средства на дальнейшее развитие Вашей организации.
|
|
Организация системы документооборота в логистике
Общая система документооборота логистического предприятия включает несколько отдельных подсистем (блоков, модулей):
• Блок общеуправленческого делопроизводства, обеспечивающий регистрацию, обработку и архивирование традиционной организационно-распорядительной, входящей и исходящей документации;
• Блок финансового делопроизводства, включающий работу с бухгалтерскими документами и управление денежными потоками (бюджетирование);
• Блок кадрового делопроизводства, предназначенный для документального обеспечения кадрового учёта и управления кадрами;
• CRM-модуль, позволяющий автоматизировать процессы взаимодействия с контрагентами предприятия (поставщиками, клиентами, учредителями и т.п.);
• Аналитический блок, на основе документов которого принимаются основные управленческие решения.
От того, насколько слажено функционируют указанные блоки, во многом зависит не только оперативность и эффективность различных деловых процессов, но и конкурентоспособность предприятия на рынке логистических услуг.
Инструменты комплексной автоматизации делопроизводства в логистической сфере
Поскольку рутинные ручные способы ведения документации на предприятиях разных видов деятельности остаются в прошлом, на первый план выходит задача поиска доступного и функционального системного решения, позволяющего максимально полно решать различные виды деловых задач логистического предприятия в рамках одного программного продукта.
Разработчики компании «Дабл Би» (Москва) предложили свой оригинальный подход к комплексной автоматизации делопроизводства в логистике. Так, программный продукт Logistic Service, созданный на базе ECM-платформы bb workspace, является специальным отраслевым изданием, адаптированным к потребностям предприятий, который занимаются логистикой и транспортными перевозками.
Отдельные визуальные слои системы позволяют решать любые задачи из блоков системы делопроизводства, а интеграция рабочих оболочек между собой, а также с офисным пакетом Microsoft и программой 1С обеспечивает комплексный подход к работе с документацией.
Другие полезные статьи от bb software