Особенности делопроизводства нефтегазодобывающих предприятий

Специальное издание Oil Industry системы эффективного управления bb workspace является адаптированным вариантом СЭД для отрасли нефтегазодобычи, обеспечивающим эффективную автоматизацию делопроизводства, бюджетирования и работы с контрагентами.

Функциональные возможности программного решения учитывают следующие особенности делопроизводства и управления предприятиями нефтегазодобывающей отрасли:

• необходимость создать единую систему документов с удобной структурой и возможностью оперативного доступа к информации уполномоченных сотрудников;
• наличие стандартизированных договоров и других документов, связанных с бурением, обслуживанием оборудования, поставкой необходимых механизмов и компонентов;
• формирование полной, легкоуправляемой базы технической документации;
• возможность эффективного контроля за бюджетом, финансовой отдачей различных месторождений и т.п.

Особенности издания Oil Industry системы bb workspace

В отраслевом издании Oil Industry реализован ряд общих и специальных возможностей. Программа имеет четыре основных слоя для автоматизации ключевых бизнес-процессов: документооборота (bb docflow), бюджетирования (bb budget), работы с кадрами (bb staff) и контрагентами (bb crm). Служебный слой bb tuning отвечает за настройку системы, а утилиты bb report и bb config соответственно за подготовку отчётов и управление рассылками/напоминаниями.

Специальные возможности, учитывающие потребности предприятий отрасли нефтегазодобычи, включают:

• большой базовый комплект типовых договоров и документов: акты выполненных работ, договоры на бурение, поставку труб и металлопроката, ремонт оборудования, аренду танкерных причалов и т.п.;
• хорошо структурированный и удобный интерфейс для работы и хранения документации по участкам добычи, карт мест разработки и бурения, геологоразведочных данных, схем газопроводов, информации по насосным станциям и т.п.

Преимуществами издания являются интуитивно понятный интерфейс и удобная структура навигации, доступные для быстрого освоения сотрудниками нефтегазодобывающих предприятий. Благодаря услугам по техобслуживанию программа поддерживается в актуальном состоянии.

<< назад

Преимущества комплексной системы bb workspace

Простота обслуживания

Все механизмы по установке и обновлению системы bb workspace полностью автоматизированы и от пользователя необходимо минимальное участие, что исключает возможность человеческой ошибки

Встроенное сканирование

Встроенный интерфейс TWAIN для работы с изображениями позволяет использовать любой сканер, поддерживающий потоковое сканирование

Узнайте больше о преимуществах bb workspace

Случайная статья:

Роль правильного выбора функций СЭД для автоматизации бизнес-процессов делопроизводства организации

Эффективность внедрения системы управления электронным документооборотом во много зависит от правильного выбора СЭД для автоматизации делопроизводства. Вместе с тем, использование таких универсальных многофункциональных решений, как bb workspace, легко настраиваемых под потребности организации и позволяющих автоматизировать не только делопроизводство, но и другие бизнес-процессы, существенно снижает вероятность ошибок при выборе продукта.

При выборе СЭД для автоматизации делопроизводства, в первую очередь, необходимо оценить, насколько функциональные возможности программы соответствуют особенностям документооборота, основным бизнес-процессам организации и ожиданиям от изменения системы управления документами. Только в таком случае внедрение СЭД/ECM принесёт желаемые результаты.

Разработчики многофункциональной ECM-платформы bb workspace позаботились о том, чтобы инструменты программы позволяли автоматизировать не только электронный документооборот, но и другие бизнес процессы организации, а её функционал мог быть легко адаптирован под потребности любого клиента.

Типичные ошибки при выборе СЭД
Чаще всего при оценке функционала СЭД пользователи допускают следующие ошибки:
• приобретение продукта, функциональные возможности которого не соответствуют поставленным задачам: например, использование классической системы документооборота для целей, связанных с бюджетированием или работой с контрагентами или кадрами;
• попытка адаптировать готовое решение под собственные потребности без учёта отраслевой или индивидуальной специфики деятельности;
• выбор дешёвой малофункциональной СЭД с попыткой её модернизации силами IT-подразделения организации;
• внедрение продукта без таких важных интегрированных функций, как сканирование, импорт документов и т.п., или несовместимого с традиционными офисными программами или 1С: Бухгалтерией;
• недостаточное внимание к технологиям защиты информации, реализованным в программе.

Последствия неправильного выбора СЭД
Наиболее распространёнными последствиями выбора системы электронного документооборота с «неподходящим» функционалом являются:
• низкая эффективность автоматизации бизнес-процессов;
• сбои в хозяйственной деятельности и убытки, связанные с неправильным делопроизводством;
• дополнительные вложения в модернизацию существующего продукта или его замену новым;
• недостаточная защищённость информации;
• напряжённость в коллективе, «усталость» от проекта и поиск «виновных» в неудаче, который может привести к потере ценных сотрудников;
• разочарование руководства от результатов внедрения продукта вплоть до отказа от дальнейшей автоматизации, приводящего к снижению конкурентоспособности организации.

Хорошей возможностью оценить программу и избежать нежелательных последствий от её внедрения является установка бесплатной версии системы. Например, ЗАО «Дабл Би» (г. Москва) предлагает два варианта бесплатной установки bb workspace на 5 и 10 пользовательских лицензий. Эта программа является многофункциональной ECM-платформой, позволяющей комплексно автоматизировать всю хозяйственную организации. Одно из её преимуществ - существенное снижение затрат на рутинную работу и наличие функционала для более глубокого финансового и экономического анализа. К тому же, её можно максимально адаптировать к потребностям любой организации.

Другие полезные статьи от bb software