Итак, после долгих раздумий и тщательных расчётов вы решили, что вашей организации пора внедрять систему электронного документооборота. Теперь основная задача – свести к минимуму количество ошибок, которые могут возникнуть во время этого процесса. При внедрении сэд может возникнуть ряд проблем, условно разделяемых на три категории в соответствии с их первопричиной: человеческим фактором, существующей организацией документооборота, финансовыми решениями и техническими ресурсами.

Так уж устроена психология человека, что он противится новшествам и предпочитает идти по накатанной колее. И второй момент – уровень подготовки ваших сотрудников может оказаться недостаточным для работы с новым программным обеспечением. В итоге, возможно возникновение ситуации, когда потенциал приобретенной сэд, в лучшем случае, будет использоваться лишь в малой доле.

Несколько простых советов помогут предупредить возникновение подобных проблем:

• Проведите встречу с коллективом и покажите сотрудникам те выгоды, которые у них появятся после внедрения сэд (задания станут более понятными, а процесс прохождения документов – прозрачным, рабочее время будет использоваться рационально и т.д.). Кстати, вы можете обратиться к представителям компании-разработчика сэд с просьбой помочь в организации подобной встречи
• Разработайте план постепенного внедрения системы и чётко его придерживайтесь, доведите этот план до всех ключевых исполнителей
• Найдите тех сотрудников, которые заинтересовались проектом изменений (а такие обязательно будут!), привлеките их к внедрению сэд, закрепив за теми сотрудниками, у которых возникли какие-либо сложности во время внедрения программы
• обучайте своих сотрудников! Об ознакомительном тренинге для сотрудников можно договориться с разработчиком сэд. Однако есть ещё один удобный инструмент – дистанционное обучение. Например, создатель комплексной сэд bb workspace ЗАО «Дабл Би» предлагает серию обучающих видеороликов, которые помогут вашим работникам самостоятельно, в удобное для них время обучаться правильной работе с новой программой
• разработайте внутрикорпоративный регламент по работе с автоматизированной системой документооборота и доведите его до всех заинтересованных сотрудников.

И, главное, помните – внедрение сэд потребует согласованной работы всего вашего коллектива, поэтому сообщить о предстоящих изменениях стоит заранее, чтобы этот процесс прошёл быстро и эффективно.