Как правильно связать бумажный и электронный документооборот?

Полезная информация

Экономическая эффективность Статьи

Справка

Файл справки по системе

Категории статей

Заявления о конфиденциальности Отраслевые издания СЭДЭлектронный документооборотУправление бюджетом Об управлении CRM: Управление взаимоотношениями с клиентами, контрагентами О партнерстве

Как правильно связать бумажный и электронный документооборот?

Ответственные разработчики современного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства уделяют особое внимание адаптации системного продукта к особенностям ведения классического документооборота в определённой отрасли и на конкретном предприятии.
Именно поэтому одним из этапов разработки плана внедрения системы электронного документооборота на предприятии, в некоммерческой организации, бюджетном учреждении или органе власти является изучение нюансов работы с документацией (системы учёта документов, маршрутов и схем их обработки и т.д.).
Так, специалисты компании «Дабл Би» (Москва) создали ряд специальных изданий комплексной платформы bb workspace, максимально адаптированных к особенностям делопроизводства в разных отраслях экономики. Подобный подход существенно упрощает внедрение программы в определённой организации и уменьшает объём индивидуальной настройки системы. В последующем благодаря наличию специального служебного слоя bb tuning пользователи имеют возможность самостоятельно настраивать определённые параметры работы программного решения.
Кроме того, в ECM-платформе bb workspace предусмотрены удобные инструменты, позволяющие связать бумажный и электронный документооборот.

Механизмы перевода бумажных документов в электронную версию и обратно

Функционал bb workspace позволяет использовать существующие базы документов и шаблонов, а также эффективно оцифровывать бумажную документацию. В частности, в систему встроены:
• интерфейс TWAIN, с помощью которого бумажные документы могут быть отсканированы на любом планшетном или потоковом сканере с получением графических файлов в форматах jpeg, gif, bmp, png, pcx и tiff;
• инструменты массового импорта, позволяющие после внедрения программы быстро перенести весь массив ранее созданных файлов и шаблонов.
Кроме того, при необходимости любой документ, зарегистрированный или созданный в bb workspace, может быть распечатан и использован в качестве оригинала для работы или архивирования в бумажном виде.
Подобная взаимосвязь электронных и бумажных версий документов обеспечивает максимальную гибкость в организации делопроизводства при должной оперативности обработки документации.

<< назад

Преимущества комплексной системы bb workspace

Низкая стоимость владения

Эффект от использования bb workspace позволяет сократить издержки на обеспечение финансово-хозяйственной деятельности в 6 раз

Межведомственный документооборот по ГОСТ

В системе bb workspace реализована технология выгрузки документов в формате XML, согласно ГОСТ Р 53898-2010 "Взаимодействие систем электронного документооборота"

Узнайте больше о преимуществах bb workspace

Случайная статья:

Использование бюджетирования для оценки рентабельности проектов и работы подразделений организации

Возможности, реализованные в СЭД bb workspace с интегрированным визуальным слоем bb budget, обеспечивают эффективное использование инструментов бюджетирования для оценки рентабельности отдельных структурных подразделений организации и реализуемых проектов.

Важным условием оценки эффективности бизнес-процессов любой организации (компании, банка, холдинга) является достоверный анализ рентабельности работы отдельных подразделений и проектов. При этом наиболее объективные и значимые результаты можно получить при правильной организации бюджетирования.

Бюджетирование и его роль в объективизации деятельности организации
Бюджетирование представляет собой особый вид производственно-финансового планирования, в ходе которого составляется общий бюджет организации и её структурных подразделений (отделов, департаментов) с целью определения основных финансовых затрат, а также результатов деятельности.

Внедрение системы бюджетирования позволяет:
• объективно оценить финансовую состоятельность организации;
• обеспечить эффективное управление денежными и материальными ресурсами;
• укрепить финансовую дисциплину;
• подчинить интересы отдельных структур интересам всей организации и собственникам её капитала;
• заложить основу для качественного планирования и принятия результативных управленческих решений.

Наиболее удобным инструментом бюджетирования являются специальные программные продукты.
Использование СЭД bb workspace для оценке рентабельности проектов и структурных подразделений
ECM-платформа bb workspace с интегрированным визуальным слоем bb budget предоставляет идеальные инструменты бюджетирования для оценки рентабельности как отдельных структурных подразделений, так и специальных проектов, осуществлением которых занимается промышленное предприятие, сервисная компания, банковское учреждение или многопрофильный холдинг:
• возможности слоя bb tuning обеспечивают необходимую степень детализации структуры организации и номенклатуры проектов;
• в учётных карточках финансовой документации, сформированных в визуальном слое bb budget, отображается вся необходимая информация о направлениях расходования средств организации (Центры Финансового учёта, Инициаторы, Проекты);
• динамичное представление документов в режиме real time обеспечивает оперативное получение объективных данных в разрезе номенклатуры проектов и отдельных подразделений, составляющих структуру компании, банка или холдинга;
• отчёты, сформированные с помощью утилиты bb report, позволяют оценить фактическое выполнение бюджета по Центрам финансовой ответственности и статьям, а также в разрезе конкретного ЦФО.

Важным преимуществом СЭД bb workspace, благодаря которому существует возможность максимально объективизировать работу отдельных структур и рентабельность проектов, является глубокая интеграция всех визуальных слоёв. При таком подходе в любой момент времени можно быстро и удобно проанализировать использование ресурсов организации, а также выявить конкретные причины неэффективности (нарушение финансовой и исполнительской дисциплины сотрудниками отдельных подразделений, недостаточная работа с контрагентами и т.п.).

Таким образом, внедрение программы bb workspace позволит руководителю любой организации принимать правильные управленческие решения на основе объективной оценки работы своих подчинённых и эффективности отдельных проектов.

Другие полезные статьи от bb software