Основные преимущества комплексной системы документооборота

О необходимости перехода от бумажного делопроизводства к системам электронного документооборота говорят уже давно, но какие действительные преимущества дает внедрение электронного документооборота?

Преимущество СЭД №1: повышение производительности компании

На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством Доступ к электронному документообороту можно получить с любого ПК вашей компании, где установлена система эффективного управления bb workspace.

Преимущество СЭД №2: мгновенный доступ к актуальной информации

К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.

Преимущество СЭД №3: уменьшение ошибок типа "человеческий фактор"

Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.

Преимущество СЭД №4: уменьшение материальных издержек

Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

Преимущество СЭД №5: улучшение взаимодействия

Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.

Преимущество СЭД №6: коллективная работа с документами

Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.

Преимущество СЭД №7: сокращение потребности в дополнительном персонале

Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширение персонала, достаточно с помощью системы эффективного управления bb workspace автоматизировать работу уже существующего коллектива.

Преимущество СЭД №8: снижение расходов на хранение документов

Законодательством РФ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации.

Преимущество СЭД №10: защита документов от повреждений

Использование СЭД снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.

Преимущество СЭД №11: нематериальные выгоды организации

Нематериальные выгоды не так заметны на первый взгляд и влияют на эффективность компании лишь косвенно. Например, к таким преимуществам можно отнести улучшение восприятия документа или увеличение дисциплинированности работников и клиентов.

Преимущество СЭД №12: повышение корпоративного сознания

Одним из неожиданных результатов от внедрения системы электронного документооборота можно назвать повышение корпоративного сознания. Каждый сотрудник начинает чувствовать себя частью единой команды, четко понимая общие цели и задачи.

<< назад

Преимущества комплексной системы bb workspace

SMS-уведомления

Центр уведомлений bb notice с гибкой настройкой уведомлений и напоминаний по эл.почте и SMS позволяет постоянно быть в курсе происходящих процессов

Приятный и модный интерфейс

Интерфейс bb workspace проектировался таким образом, что бы даже неискушенный пользователь ПК мог достаточно уверенно работать в системе уже через несколько минут

Узнайте больше о преимуществах bb workspace

Случайная статья:

Что может дать внедрение системы электронного документооборота bb workspace

Эффективность управления любым предприятием, любой организацией, прежде всего, зависит от четкой и слаженной работы всех его структур, а для этого необходимо обеспечить эффективное взаимодействие подразделений такого предприятия. Естественно, если организация небольшая и, к тому же, частная, состоящая из нескольких сотрудников, можно вполне обойтись устными распоряжениями и приказами.

К тому же, в таких организациях и финансовые вопросы решаются довольно просто, например, вполне возможна ситуация, когда программист фирмы за пару минут на словах объяснит ее руководителю, что необходимо несколько тысяч рублей на модернизацию сервера, а еще через пару минут бухгалтер по устному распоряжению оплатит счет на эту сумму. На крупных предприятиях, а особенно, на государственных и тех, которые имеют бюджетное финансирование, такая просьба не может быть решена без соответствующего письменного обоснования и резолюции на нем. И это лишь один пример, а подобных случаев за день в крупной компании может быть несколько сотен.

К тому же, вместе с внутренними документами будет присутствовать множество внешней корреспонденции, сроки ответов на которую могут быть регламентированы законодательно. Даже если выделить одного человека, а то и целый отдел, который будет следить за исполнением этих сроков, в любой момент может вмешаться человеческий фактор, сроки будут пропущены, а это может иметь негативные последствия.

Избежать подобных неприятностей, повысить эффективность организации работы и исполнительской дисциплины поможет система автоматизации на основе электронного документооборота, разработанная компанией "Дабл Би". Стоит отметить, что эта система появилась не вчера и уже успела заслужить популярность у многих пользователей.

Электронный документооборот на основе системы bb workspace позволит свести до минимума все этапы работы с документами. При этом, обеспечивается абсолютная прозрачность прохождения документа по инстанциям на каждом этапе его подготовки и согласования. С помощью такой системы любой человек, у которого есть соответствующие права, может проконтролировать сроки исполнения, количество документов и состояние их готовности. Отпадет необходимость в ручном поиске любого документа, ведь все документы будут находиться в электронной системе.

Время на подготовку типовых документов внутреннего и внешнего документооборота может сократиться в несколько раз. Шаблоны типовых документов, которых в системе насчитывается несколько тысяч, могут быть дополнены пользовательскими шаблонами на любой случай. Время на подготовку ответа на письмо или же внутренней служебной записки сократиться до минимума. Необходимо будет только ввести содержательную часть документа, а все необходимые реквизиты отправителя и получателя система bb workspace заполнит сама на основе справочной информации и эффективность внедрения системы электронного документооборота bb workspace будет заметна уже через несколько дней.

Другие полезные статьи от bb software