Особенности делопроизводства в государственных и муниципальных учреждениях

Специальное издание Government Service системы эффективного управления bb workspace принадлежит к классу отраслевых СЭД для государственной службы, предназначенных для комплексной автоматизации делопроизводства, процессов бюджетирования, управления кадрами, взаимодействия с вышестоящими органами и гражданами-заявителями.

Разработчики системного решения Government Service полностью учли специфику документооборота и управления государственными и муниципальными органами:

• потребность в комплексной программе для работы с различными типами документации, интегрированной с существующими офисными и табличными офисными приложениями из пакета MS Office и имеющей встроенные механизмы сканирования документов и их импорта из других приложений;
• наличие стандартизированных схем работы с обращениями;
• использование эффективных механизмов взаимодействия с вышестоящими органами и гражданами;
• возможность контроля за состоянием исполнительской дисциплины;
• потребность в быстром и квалифицированном управлении финансовыми потоками с оценкой эффективности реализации различных программ в режиме реального времени.

Особенности издания Government Service системы bb workspace

Архитектура и инструменты специального издания Government Service позволяют автоматизировать все рабочие процессы любой государственной и муниципальной структуры:

• в визуальном слое bb docflow предложена эффективная система регистрации, прохождения, контроля и архивирования различных типов документов – федеральных, региональных и местных нормативных актов и программ, методической документации из вышестоящих органов, обращений граждан и т.п.;
• при помощи визуального слоя bb budget можно организовать работу с финансами с возможностью контроля эффективности расходования бюджетных средств;
• визуальный слой bb staff с системой учёта рабочего времени bb time-management предоставляет удобные инструменты для распределения полномочий между различными сотрудниками, генерирования ЭЦП, контроля за исполнительской дисциплиной, определения степени доступа к документам различной степени конфиденциальности;
• функционал визуального слоя bb crm предоставляет возможность эффективного взаимодействия с вышестоящими организациями и подведомственными структурами;
• в визуальном слое bb tuning систему можно максимально настроить под потребности учреждения с разработкой схем обработки и хранения документации;
• использование шаблонных и пользовательских отчётов утилиты bb report позволяет предоставить руководству организации и вышестоящим органам любые отчёты в режиме реального времени, в том числе отчёт по обращениям граждан и отчёт по план-факту бюджета по статьям и ЦФО;
• инструменты утилиты bb config обеспечивают управление автоматической рассылкой системных и почтовых напоминаний исполнителям.

Приложение Government Service отличается высокой степенью защищённости, интуитивно понятным эргономичным интерфейсом и продуманной архитектурой. Программу смогут легко освоить пользователи с различным уровнем подготовки. Разработчик обеспечивает поддержание продукта в актуальном состоянии в рамках услуг по техническому обслуживанию.

<< назад

Преимущества комплексной системы bb workspace

Межведомственный документооборот по ГОСТ

В системе bb workspace реализована технология выгрузки документов в формате XML, согласно ГОСТ Р 53898-2010 "Взаимодействие систем электронного документооборота"

Простота обслуживания

Все механизмы по установке и обновлению системы bb workspace полностью автоматизированы и от пользователя необходимо минимальное участие, что исключает возможность человеческой ошибки

Узнайте больше о преимуществах bb workspace

Случайная статья:

СЭД и документы: возможности коллективной работы

Для более эффективного решения производственных задач ECM-платформа bb workspace предоставляет возможность привлекать к созданию в СЭД документов различных типов, их исполнению и архивированию как отдельных специалистов, так и целые структурные или проектные коллективы.

На сегодняшний день одной из наиболее эффективной форм организации труда является командная (коллективная) работа в рамках отдельных структурных подразделений и проектов. При этом во многих случаях совместное решение хозяйственных задач предусматривает работу с большим количеством разнообразных документов: аналитических записок, организационно-распорядительной документации, договоров, счетов и т.п.

При традиционных методах документооборота с использованием бумажных или даже электронных носителей информации достаточно часто возникали ситуации дубляжа документов, использования неактуальных версий, возврата в инстанции на доработки. Зато после внедрения СЭД документы для коллективной работы всегда находятся в порядке и обрабатываются в крайне сжатые сроки.

Возможности ECM bb workspace для коллективной работы с документами
Многие пользователи успели оценить удобный функционал для работы с документами комплексной системы электронного документооборота bb workspace. Программа предоставляет возможности для коллективной работы с документами на каждом этапе их «жизни»: при создании, использовании и хранении (архивации).

• Возможности коллективного доступа к документам при их создании
Хотя обычно инициатором создания документа является один человек, который работает в пределах своих полномочий или выполняет чьё-то поручение, он может воспользоваться результатами труда своих коллег и всей базой корпоративных данных, сформированных в bb workspace.

Поскольку полномочия каждого сотрудника закреплены в его персональной карточке в визуальном слое bb staff, это делает его работу с документами простой, понятной и предсказуемой, исключает дублирование функций (кроме официального назначения заместителей сотрудника с помощью инструментов системы), позволяет поручить более сложные задания по администрированию СЭД самым подготовленным специалистам.

В момент создания документа пользователь может прикреплять к закладкам «чужие» файлы, к которым имеет доступ, связывать его с учётными карточками и объектами СЭД, созданными другими сотрудниками.
• Коллективная работа с документом на этапе исполнения

Широкие возможности маршрутизации СЭД bb workspace позволяют быстро подключить к процессу работы над документом нужных специалистов для решения более сложных задач и принятия правильных управленческих решений.

Благодаря протоколированию работы с документом на закладке «События» его учётной карточки очень легко увидеть ход коллективной работы над документом: время его создания и редактирования, наложения или отклонения подписи, рассылки копий и результатов ознакомления с ними, комментарии других специалистов.

Для правильной организации документооборота крайне важно исключить существование нескольких версий одного документа с разными данными. Поэтому на закладке «Документ» учётной карточки всегда сохраняется актуальная версия со всеми внесенными изменениями.
• Роль архивирования документов для эффективной организации коллективной работы
Удобные механизмы своевременного перемещения документов в архив позволяют поддерживать порядок в рабочей области программы и не отвлекать внимание пользователей. При этом возможен не только перенос файлов из «оперативной» в «архивную» базу данных, но и их отзыв обратно путём смены статуса учётной карточки документа, с которой связаны файл-документы. Отзыв записи из архивного состояния могут выполнить Администратор системы или Куратор учётной карточки документа, при этом файл снова становится доступным для коллективной работы.

Стоит отметить, что при создании bb workspace были учтены все нюансы, позволяющие улучшить качество бизнес-процессов и повысить производительность труда, в том числе за счёт обеспечения максимально комфортных условий для совместной работы.

Другие полезные статьи от bb software