Статьи, внедрение документооборота

Полезная информация

Экономическая эффективность Статьи

Справка

Файл справки по системе

Категории статей

Заявления о конфиденциальности Отраслевые издания СЭДЭлектронный документооборотУправление бюджетом Об управлении CRM: Управление взаимоотношениями с клиентами, контрагентами О партнерстве

Вндрение документооборота

Внедрение документооборота и сроки внедрения СЭД зависят от множества факторов, таких как:

Класс системы
Масштаб системы
Настраиваемость внедряемой системы
Человеческий фактор

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основные этапы внедрения электронного документооборота:

Анализ организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов
Составление инструкций, номенклатуры документов
Адаптация системы под особенности организации/компании, основываясь на информации, полученной во время анализа
Установка и настройка программного обеспечения
Обучение персонала организации/компании

Последнему этапу необходимо уделить особое внимание, так как в случае плохой подготовки персонала даже самая совершенная система, которая идеально подходит вашей организации, будет малоэффективна. Внедрение автоматизированной системы документооборота может занять от одной недели до года, в зависимости от перечисленных выше факторов.

Именно поэтому система электронного документооборота bb workspace ориентирована на начинающего пользователя, обладает высокой эргономикой и интуитивно понятный интерфейс. Для целей оперативного освоения пользователями навыков работы с Системой bb workspace созданы обучающие avi- и flash-видеоролики, которые позволяют через 10-15 минут начать работать в Системе на уровне опытного пользователя, просто повторяя действия из обучающих видеороликов.

<< назад

Преимущества комплексной системы bb workspace

Межведомственный документооборот по ГОСТ

В системе bb workspace реализована технология выгрузки документов в формате XML, согласно ГОСТ Р 53898-2010 "Взаимодействие систем электронного документооборота"

Встроенное сканирование

Встроенный интерфейс TWAIN для работы с изображениями позволяет использовать любой сканер, поддерживающий потоковое сканирование

Узнайте больше о преимуществах bb workspace

Случайная статья:

Бюджетирование и снижение издержек операционной деятельности в организации

Эффективным способом использования технологии бюджетирования для снижения затрат, а значит, и повышения прибыльности предприятия, является внедрение СЭД bb workspace. Этот программный продукт предоставляет удобные инструменты для обеспечения каждого из этапов управления затратами.

Эффективным способом повышения прибыльности предприятия является снижение операционных издержек. Современные управленческие технологии предлагают различные подходы к минимизации затрат, при этом, по мнению специалистов, наилучшие результаты демонстрирует технология бюджетирования.

На основании данных, полученных при составлении и анализе бюджета организации, можно выявить нецелевые или избыточные расходы, а затем выстроить действенную систему управления затратами. Ведь, по мнению Тайичи Оно, создателя эффективной производственной системы японского автостроительного гиганта Toyota, расходы нужно не подсчитывать, а снижать.

Этапы анализа операционных затрат при бюджетировании
Существует определённая последовательность управленческих процедур, позволяющих быстро оценить эффективность расходов:
• классификация затрат по группам;
• лимитирование расходов при составлении бюджета;
• создание эффективной системы накопления информации о затратах;
• контроль за расходами в разрезе структурных подразделений и направлений деятельности;
• анализ накопленной информации;
• принятие управленческих решений, направленных на минимизацию операционных издержек.

Роль электронных инструментов бюджетирования для минимизации издержек
Поскольку накопление и систематизация первичной информации о расходах организации является достаточно громоздким процессом, в последние годы для финансового планирования используют специальные программные продукты.

Одним из наиболее функциональных решений, представленных на отечественном рынке, является ECM-платформа bb workspace, позволяющая автоматизировать практически все бизнес-процессы, от составления организационно-распорядительной и финансовой документации до работы с кадрами, контрагентами и формирования аналитических материалов для руководителя.

Программа предоставляет удобные инструменты бюджетирования для снижения издержек операционной деятельности любой организации, которые обеспечивают реализацию всех этапов анализа затрат:
• с помощью инструментов визуальных слоёв bb tuning и bb staff настраивается структура организации, формируется дерево бюджетообразующих статей и номенклатуры проектов, определяются центры финансовой ответственности и назначаются полномочия отдельных исполнителей;
• заполнение уполномоченными сотрудниками учётных карточек Лимитов в визуальном слое bb budget позволяет оптимально распределить финансовые ресурсы организации;
• при работе с карточками Заявок обеспечивается накопление информации о расходах предприятия или учреждения в разрезе отдельных структурных подразделений и проектов, а также осуществляется контроль за затратами;
• удобная система фильтров рабочего окна программы, а также шаблонные и пользовательские отчёты, подготовленные с помощью утилиты bb report, предоставляют актуальную информацию о расходах в необходимом для анализа срезе.

Ещё одним преимуществом СЭД bb workspace является возможность интегрированной оценки издержек операционной деятельности с учётом информации об организационно-распорядительных процессах и работе с контрагентами, полученной на основе данных визуальных слоёв bb docflow и bb crm.

Другие полезные статьи от bb software