Соблюдение определённых этапов автоматизации документооборота в организации позволит внедрить систему электронного документооборота bb workspace просто, быстро и эффективно.

Хотя на сегодняшний день автоматизация документооборота является одним из важных факторов повышения конкурентоспособности любой организации, часть предприятий и учреждений отказываются от внедрения СЭД, поскольку считают этот процесс сложным и дорогостоящим. Вместе с тем, изучение стандартного плана автоматизации деловых процессов способно развеять возможные сомнения и опасения.

Определяем цели
Перед началом автоматизации документооборота в организации её руководителю необходимо определиться, какие конечные цели он хочет достичь: упорядочить делопроизводство или повысить эффективность всех деловых процессов. От такого решения будет зависеть выбор системного продукта: будет ли это специальная программа для установки на рабочем месте секретаря или в бухгалтерии либо комплексная СЭД, подобная ECM-платформе bb workspace.

Уточняем нюансы
Чтобы программное решение максимально соответствовало потребностям организации, необходимо изучить особенности уже существующих бизнес-процессов, консолидировать и классифицировать информацию о существующем делопроизводстве, разработать критерии, которым должен соответствовать «идеальный» продукт, позволяющий упорядочить и оптимизировать документооборот.

Выбираем СЭД
На этом этапе необходимо собрать информацию о представленных на рынке продуктах и на основании подготовленных критериев выбрать наиболее подходящее решение. Зачастую пользователи предпочитают программы с удобным и понятным интерфейсом, простой организацией работы с документами, которые можно легко внедрить и быстро адаптировать к особенностям организации. Немаловажную роль при выборе играют репутация разработчика, надёжное техническое обслуживание, возможность обучения сотрудников, низкая эксплуатационная стоимость и быстрая окупаемость. Практически всем этим критериям соответствует комплексная СЭД bb workspace, разработанная отечественной компанией ЗАО «Дабл Би» (Москва).

Разрабатываем план внедрения
Чтобы процесс автоматизации документооборота стал простым и предсказуемым, важно загодя определить ответственных, составить план и календарный график внедрения, определить необходимые объёмы ресурсов. На этом этапе неоценимую помощь могут оказать специалисты разработчика ПО, которые имеют опыт установки своего продукта в различных организациях.

Готовим сотрудников
Поскольку любые изменения привычной деятельности воспринимаются большинством сотрудников без особого энтузиазма, необходимо провести мероприятия (совещания, собрания коллектива), на которых наглядно продемонстрировать, какие преимущества автоматизация документооборота принесёт организации в целом и каждому работающему в частности. Работа с персоналом будет более эффективной, если к ней привлечь представителей компании-разработчика. Также на этом этапе можно организовать обучение работников.

Проводим «полевые» испытания (этап необязательный, но полезный)
Разработчики с солидной репутацией достаточно часто предлагают ознакомительные версии своего продукта, которые можно установить бесплатно, чтобы изучить программу «в действии». Так, например, существует два варианта бесплатной версии bb workspace на 5 и 10 универсальных пользовательских лицензий.

Устанавливаем систему
Программу устанавливают и настраивают специалисты компании-разработчика или сотрудники организации, которые отвечают за проект автоматизации. На рынке существуют достаточно мощные решения, такие как, например, bb workspace, которые очень легко установить самостоятельно, пользуясь сопроводительной документацией и файлом справки программы.

Адаптируем программу к особенностям организации
В соответствии с первыми полученными результатами специалисты разработчика помогут максимально адаптировать программу к потребностям конкретного клиента, а регулярное техническое обслуживание и обновление продукта поможет поддерживать его в актуальном состоянии, обеспечивающем эффективный и удобный документооборот.